En tant qu’élément essentiel du service légendaire de Raffles, le/la Coordinateur(trice) Butler contribue à la création de moments mémorables pour tous nos clients en garantissant un service personnalisé, anticipatif et d’un très haut niveau d’exigence.
Véritable référent opérationnel au sein de l’équipe des majordomes, il/elle assure la coordination quotidienne des activités de l’équipe, veille à la bonne transmission des informations et s’assure de la qualité et de la continuité du service tout au long du séjour des clients.
En collaboration étroite avec la Responsable Butler, il/elle supervise et accompagne l'équipe dans leurs missions quotidiennes, répartit les priorités, contrôle le respect des standards de la marque Raffles et intervient directement lorsque la situation l’exige.
Il/Elle doit être capable d’anticiper les besoins des clients, de dépasser leurs attentes et de créer une connexion émotionnelle grâce à un service créatif, spontané, discret et personnalisé.
Il/Elle est garant(e) de la bonne circulation de l’information entre les majordomes, les différents départements de l’hôtel et la hiérarchie, et contribue activement au développement d’une culture de service et d’excellence au sein de l’équipe.
Missions et responsabilités
Avant l’arrivée des clients
Prépare l’arrivée des clients en analysant leurs profils, habitudes, préférences, demandes particulières, historique de séjour et informations disponibles afin de permettre à l’équipe d’anticiper leurs besoins.
S’assure que les informations importantes sont correctement communiquées aux Butler concernés et aux différents services de l’hôtel.
Coordonne et contrôle la préparation des chambres, suites et espaces associés avant l’arrivée des clients.
Vérifie que l’ensemble des demandes particulières, amenities, attentions et préférences clients sont correctement préparées et exécutées.
S’assure de la bonne préparation des arrivées VIP et des clients à enjeux particuliers.
Anticipe les éventuelles difficultés opérationnelles et met en place les actions nécessaires en amont de l’arrivée.
À l’arrivée des clients
Coordonne l’accueil des clients avec le majordome en charge et les différents départements concernés (conciergerie, réception et housekeeping).
S’assure que l’arrivée se déroule de manière fluide, personnalisée et conforme aux standards de la marque Raffles.
S’assure de la bonne coordination des services liés à l’arrivée : bagages, enregistrement, installation en chambre, amenities et demandes particulières.
Veille à ce que le client bénéficie d’une expérience personnalisée dès son arrivée.
Pendant le séjour
Assure un suivi régulier des clients et des situations nécessitant une attention particulière.
Veille à ce que les préférences et demandes spécifiques des clients soient respectées par l’ensemble des équipes concernées.
Coordonne les demandes entre les majordomes et les différents départements de l’hôtel : In Room Dining, Housekeeping, Front Office, Concierge, Spa, Restaurants, Engineering, etc.
Contrôle la bonne exécution des demandes et assure leur suivi jusqu’à leur résolution.
Intervient directement en cas de situation complexe, d’insatisfaction ou de demande particulière afin de trouver une solution adaptée.
S’assure de la continuité du service lors des changements d’équipe et transmet toutes les informations nécessaires.
Encourage les équipes à dépasser les attentes des clients.
Veille au respect de la discrétion et de la confidentialité en toutes circonstances.
Identifie les opportunités de personnalisation et de création de moments mémorables et magiques.
Encourage et accompagne les actions de vente additionnelle des produits et services de l’hôtel.
COORDINATION ET SUPERVISION DE L’ÉQUIPE
Organise et coordonne les priorités opérationnelles en fonction des arrivées, départs, VIP, long stays, demandes particulières et événements.
Assure le suivi des activités des Butler et veille à la bonne réalisation des missions confiées.
Est un relais opérationnel du Responsable Butler auprès de l’équipe.
Assure la transmission claire des consignes, informations et priorités aux équipes.
Accompagne les nouveaux collaborateurs dans leur intégration et leur familiarisation avec les standards Raffles et les procédures de l’hôtel.
Encourage l’entraide, la communication et la cohésion au sein de l’équipe.
Peut être amené(e) à prendre le relais du Responsable Butler en son absence, dans le périmètre qui lui est confié.
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