Offrir en tout temps un service professionnel, chaleureux et personnalisé, établir et maintenir des relations solides avec les clients avant, pendant et après les événements, dépasser leurs attentes et assurer leur fidélisation.
Assurer la gestion complète des groupes assignés : préparer, envoyer, suivre et archiver les communications et documents requis (confirmations, agendas, BEO, résumés, menus, etc.), recueillir et confirmer toutes les informations relatives aux événements et coordonner leur transmission aux départements et fournisseurs concernés (banquets, hébergement, activités, audiovisuel, internet, transports, restaurants, etc.).
Optimiser l’espace, les revenus et la rentabilité des événements et de l’hébergement : maximiser les recettes par chambre et espace, favoriser la vente incitative et la sélection optimale des menus, obtenir les garanties repas et hébergement, ajuster les prévisions et signaler les écarts afin de contrôler les coûts de main-d’œuvre et de nourriture.
Assurer la préparation et le suivi des événements : lancer les procédures de facturation et de dépôts/crédit, animer les réunions préparatoires, participer aux réunions internes (BEO, 10 days, communication, etc.), effectuer les visites d’inspection et rencontrer les clients au besoin afin de répondre rapidement et adéquatement à leurs demandes.
Garantir une expérience exceptionnelle aux groupes et organisateurs, notamment par une présence et une participation active aux fonctions durant leur séjour; faire preuve de flexibilité quant aux horaires irréguliers et prolongés, respecter les procédures et échéanciers des Essentiels de service, appliquer les lois et règlements sur les boissons alcoolisées et la sécurité.
Agir comme ambassadeur de l’hôtel dans la communauté, proposer des idées créatives et innovantes, maintenir les hauts standards de la marque, maximiser la performance de l’équipe et effectuer toute autre tâche connexe.