MISSION :
Venant d’un profil évènementiel et rattaché.e à la Directrice des Evénements, le/la Coordinateur.trice événementiel H/F est le soutient opérationnel et administratif de la responsable des Evènements ainsi que des Events Managers. Il/Elle participe à la pleine satisfaction des clients lors de leurs événements.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
- Est en charge des « Rencontres » client, dans le but de mettre en œuvre et de gérer les services tels que négociés et vendus par l'équipe de vente du Cluster
- Est capable d’accueillir le client et l’accompagner tout au long de l’événement
- Est le support administratif pour la réalisation des évènements (affichages électroniques, clés de salons…)
- S’assure de la mise en place des espaces et du bon service des prestations, tout en sachant anticiper les demandes et les besoins des clients
- Interprète les feuilles de fonction (BEO) pour avoir les informations nécessaires concernant le client, la manifestation, la mise en place, les horaires et les besoins spécifiques
- S'assure que les produits et services vendus aux organisateurs événementiels sont satisfaisants ou voire dépassent leurs attentes.
- Est l'interlocuteur.trice clé du client lors de son évènement, il/elle reçoit ses demandes et les transmet au service le plus approprié
- Gère en binôme et de manière globale l’événement et s'assure du bon déroulement de ce dernier conformément aux spécifications transmises par le Cluster, le responsable Banquets et le client
- Gère les groupes dits « Last Minute » (demandes J-8) en élaborant les devis, contrats et proforma dans le logiciel Delphi tout en suivant la politique commerciale
- S’assure de la signature des contrats et des conditions générales de vente ainsi que des garanties de règlement
- S'assure que le budget soit respecté
- Fait des propositions, fournit des mises à jour régulières pour le/la Responsable Evènements, les Events Managers et le/la Responsable Banquets
- Augmente les revenus événementiels en encourageant les ventes supplémentaires
- Aide à promouvoir l'offre de l’Hôtel en fournissant des services de haute qualité et en faisant des suggestions proactives
- Dispose d’excellentes aptitudes en communication, à l’oral comme à l’écrit
- Etablit un lien transversal permanant avec tous les services de l’hôtel : accueil, bar, restaurant, hébergement, technique, etc.
- Fait partie des points de contact pour les services impliqués dans la mise en place de l'événement