Специалист выполняет следующие трудовые обязанности:
- участие в организации и проведении значимых мероприятий, проводимых Подразделением или другими компетентными структурными подразделениями Университета, а также его дочерними организациями;
- содействие в формировании бюджетной заявки Подразделения на соответствующий финансовый год;
- обеспечение сохранности вверенных материальных ценностей, взаимодействуя со службой охраны;
- мониторинг исполнения поставщиками договоров о закупках, услугах и товаров;
- участие в разработке информационных материалов для СМИ, подготовка отчетной и аналитической информации;
- участие во взаимодействии с партнерами и участниками значимых мероприятий, организация их проживания и транспортного обеспечения;
- ведение делопроизводства Подразделения;
- своевременное и качественное исполнение иных поручений Руководителя Подразделения и руководства Университета в рамках своих должностных обязанностей и полномочий;
- строго соблюдать трудовую и исполнительскую дисциплину;
- надлежащим образом и в установленные сроки выполнять поручения Руководителя Подразделения и руководства Университета;
- соблюдать требования законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Университета;
- добросовестно выполнять служебные обязанности;
- соблюдать положения внутренних документов Университета, имеющих общеобязательный характер;
- при увольнении или переводе на другую должность, осуществить передачу другому лицу, определенному Руководителем, всей имеющейся документации и информации, как на бумажном, так и электронном носителях по акту приема-передачи, а имущество, находящееся у него в подотчете, материально-ответственным лицам Университета;
- cоставлять отчеты об оценке после мероприятия для информирования о будущих мероприятиях;
- поиск площадок для проведения мероприятий за пределами кампуса, поставщиков и подрядчиков, а затем ведение переговоров о ценах и аренде;
- управление календарем мероприятий для обеспечения эффективного планирования и организации по всему календарю. Это включает в себя регулярную коммуникацию календаря событий/соответствующих событий в различные отделы;
- публикация информации о предстоящих мероприятиях на сайте Университета, а так же на специальной платформе Департамента на постоянной основе;
- составление табеля учета рабочего времени департамента, контроль за своевременным предоставлением данных;
- обеспечивать соблюдение протокольного порядка на торжественных, официальных и других мероприятиях;
- мониторинг мировых трендов в сфере организации мероприятий, образования, технологий и устойчивого развития для их адаптации и внедрения в мероприятия университета.