Wil jij werken in een rol waarin je écht impact hebt en dicht op de directie zit? Dan is dit jouw kans. Voor onze vestiging in Utrecht zoeken wij een Directiesecretaresse die samen met ons wil bouwen aan de toekomst. Er ligt een stevige basis, maar er is ook volop ruimte om samen met een nieuwe directie verder te bouwen, te verbeteren en te vernieuwen.
Bij Van Wijnen Utrecht ben je onderdeel van een grote familie met 32 vestigingen door heel Nederland. Hier combineer je de kracht van een landelijke organisatie met het warme contact van een lokaal team. Als Directiesecretaresse bouw jij bij Van Wijnen elke dag aan iets dat ertoe doet. Samen maken we Nederland een stukje mooier, stap voor stap, steen voor steen. Dát bouwen wij.
Zo kan jouw werkdag eruitzien: Je start de dag met een kop koffie en een blik op de agenda’s. Je ziet meteen waar knelpunten ontstaan en schakelt snel: een afspraak wordt verplaatst, een overleg krijgt een scherpere focus en jij zet alvast de eerste acties uit. Daarna houd je zicht op het mailverkeer. Je pikt er zelfstandig acties uit, zet taken uit in de organisatie en stemt kort af met een van de directeuren. Je voelt precies aan wat prioriteit heeft, en wat kan wachten. ’s Middags werk je aan een presentatie, organiseer je een intern bezoek of stem je af met collega-secretaresses. Tussendoor regel je nog een attentie voor een zieke collega en denk je mee over hoe processen slimmer kunnen. Geen dag is hetzelfde, en juist dat maakt jouw werk zo leuk.
Als Directiesecretaresse ben jij het verlengstuk van de directie en de onmisbare schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt twee nieuwe directeuren, waarbij je gelukkig niet alleen staat: een ervaren collega-secretaresse, die al met één van de directeuren heeft gewerkt, helpt je op weg. Daarnaast werk je samen met het secretariaatsteam van de vestiging Utrecht. Jij zorgt ervoor dat alles soepel loopt, van agenda’s tot besluitvorming, en vaak nog een stap verder. Wat je onder andere doet:
Complex agendabeheer (intern en extern), waarbij jij vooruitdenkt en prioriteiten stelt
Zicht houden op de mailbox en zelf kansen en acties signaleren
Acties en besluiten uit MT-vergaderingen halen (geen notulen, maar focus op voortgang)
Voorbereiden van interne besprekingen en presentaties
Opzetten van PowerPoint-structuren en zorgen dat alles inhoudelijk klaarstaat
Beheren en structureren van SharePoint en documentatie
Organiseren en meedenken bij interne events, bijeenkomsten en bezoeken (zoals studentenbezoeken)
Aandacht voor collega’s: van verjaardagen tot kleine attenties bij ziekte
Signaleren wat er speelt binnen de vestiging en hier proactief op inspelen
Daarnaast krijg je de ruimte om jouw talenten verder in te zetten. Denk aan het meebouwen aan de cultuur, het verbeteren van processen of het slimmer inzetten van nieuwe technieken en tools.