Heb jij een proactieve houding, ben je communicatief sterk, een kei in organiseren en laat jij ‘alles op rolletjes lopen’? Dan ben jij dé nieuwe collega waar wij naar op zoek zijn!
In deze functie ben je de spin-in-het-RECO-web én ontzorg je ons directieteam volledig. In grote lijn ben je bezig met zowel administratieve- als operationele- als beleidswerkzaamheden, maar eigenlijk is deze verzamelnaam een ‘understatement’! Je bent namelijk continue aan het schakelen op verschillende niveaus met interne afdelingen, klanten en externe relaties. Je zal werkzaam zijn op de afdeling (directie)secretariaat, wat momenteel bestaat uit 4 dames én waar jij ook de leiding over hebt.
Jouw belangrijkste werkzaamheden bestaan uit:
✅Dagelijkse aansturing Secretariaat en Receptie; zodat klanten en bezoekers vriendelijk en goed worden geholpen en de telefonische bereikbaarheid geborgd is;
✅Agendabeheer directieleden & coördineren van afspraken;
✅ Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties, zet vragen- of informatie via de juiste kanalen uit en bewaakt de follow-up;
✅ Voorbereiden van (management) overleggen/RvC vergaderingen, maken van presentaties, bijhouden van actielijsten, prioriteren van werkzaamheden en het bewaken van de opvolging hiervan;
✅ Opstellen en redigeren van (vertrouwelijke) correspondentie, aankondigingen, nieuwsbrieven, speeches en documenten;
Verantwoordelijk voor het organiseren van personeels- en klantevents samen met je team
✅Optimaliseren van interne processen binnen het secretariaat, met een focus op digitalisering en efficiëntieverbetering;
✅Overkoepelend verantwoordelijk voor schades, verzekeringen, contractbeheer systeem en facilitaire leveranciers.
Kortom; een hele afwisselende functie, waarbij jij de spin-in-het-web bent voor de directie, maar het secretariaat is dat eigenlijk voor de gehele organisatie.