Responsabilités principales
Appui à la planification et à la gestion de l’information
- Aider le/la chef(fe) de division et l’équipe à gérer les demandes quotidiennes et la planification des activités, en assurant le bon fonctionnement de la division, y compris la coordination des réunions, des ressources et des प्रक्रdures administratives, en collaboration avec les autres assistant(e)s.
- Gérer les agendas, traiter la correspondance et rédiger des communications courantes dans les deux langues officielles de l’Organisation.
- Mettre en place et maintenir des systèmes efficaces de gestion documentaire, de recherche d’information et d’organisation du travail.
- Préparer et gérer les engagements, contrats et paiements associés pour les prestataires externes et experts invités, en coordination avec les équipes et la RMU, afin d’assurer des paiements en temps voulu et une communication fluide.
- Assurer la liaison avec le Service du budget et de la gestion financière (PBF), participer au suivi budgétaire et aux prévisions de dépenses.
- Contribuer à la préparation des consultations de marché et des appels d’offres, le cas échéant.
- Apporter des orientations aux équipes sur les procédures financières et les seuils applicables, en lien avec la RMU, et veiller au respect des règles financières de l’Organisation.
- Participer, le cas échéant, à l’organisation des entretiens de recrutement.
- Accueillir les nouveaux arrivants (agents et stagiaires) et veiller à leur intégration (équipements, accès, formations).
- Diffuser les nouvelles directives et bonnes pratiques de la RMU au sein de la division.
Gestion des événements et des missions
- Contribuer à l’organisation d’ateliers, réunions et conférences (en présentiel, à distance ou en mode hybride), à Paris et à l’étranger.
- Assurer les aspects logistiques : réservation des salles, organisation de la restauration, préparation des documents, gestion des listes de participants, coordination avec les intervenants.
- Participer à l’organisation des réunions de comités, notamment :
- Coordination logistique et préparation des réunions (y compris réunions bilatérales),
- Appui opérationnel pendant les réunions,
- Échanges avec les délégations des pays Membres,
- Préparation et mise en forme des ordres du jour,
- Coordination avec les équipes techniques (interprétation, visioconférence, accueil).
- Organiser les missions professionnelles des agents et des participants externes (réservations, visas, notes de frais, suivi), en coordination avec la RMU et l’agence de voyage.
Documents, publications et appui web
- Contribuer à la préparation des documents, publications et documents de travail (mise en forme, révision, relecture) dans les deux langues officielles.
- Assurer la conformité avec le Guide de style de l’OCDE.
- Assurer la liaison avec les services de traduction.
- Mettre en ligne et actualiser les documents sur les plateformes de partage (O.N.E Members & Partners).
- Collaborer avec la Direction de la communication (COM) pour le lancement des publications.
- Assurer la liaison avec l’imprimerie pour les supports imprimés.
- Mettre à jour les sites intranet et internet, selon les besoins.
Autres tâches
- Assurer le rôle de correspondant(e) temps pour la division.
- Travailler en étroite collaboration avec les autres assistant(e)s et assurer des remplacements en cas de surcharge.
- Accomplir toute autre tâche connexe, selon les besoins.