L’unité Administration des finances de l’AIE (FIN) joue un rôle clé dans l’exécution du Programme de travail et Budget (PTB) de l’Agence. L’AIE compte quelque 450 agents et dispose à ce titre d’un budget ordinaire annuel de 36 MEUR. Elle bénéficie de contributions volontaires actives dont le montant s’élève à environ 70 MEUR et dépense 40 MEUR par an à ce titre. L’AIE tire également 14.2 MEUR de recettes annuelles de la vente de ses publications et données.
Nous sommes actuellement à la recherche d’un ou d’une conseiller/ère en gestion des ressources pour assurer un large éventail de tâches en lien avec l’administration du budget ordinaire, des contributions volontaires, ainsi que des recettes de la vente des publications et données. Le/la candidat(e) retenu(e) aura pour mission de fournir régulièrement des renseignements financiers à plusieurs directions et bureaux de l’AIE et collaborera étroitement avec la personne responsable des services aux clients au sein de FIN, ainsi qu’avec l’équipe RH. Il/elle épaulera la Responsable de l’administration des finances dans la préparation de rapports au Comité du budget et des dépenses de l’AIE, notamment par la rédaction et la présentation de rapports et d’analyses, selon que de besoin.
Responsabilités principales
- Gérer l’exécution du budget de l’AIE (budget ordinaire et contributions volontaires) et coordonner la planification et la gestion des dépenses en fonction des ressources disponibles et conformément au Règlement financier de l’OCDE.
- Participer au processus de demande et de négociation de nouvelles contributions volontaires, y compris à la préparation des budgets. Travailler en étroite concertation avec le Bureau du jurisconsulte de l’AIE. Veiller à ce que les conditions relatives aux contributions volontaires soient appropriées et acceptables pour l’AIE et l’OCDE. Gérer tous les aspects financiers de la procédure d’acceptation.
- Veiller à ce que les conditions fixées par le donateur soient respectées de façon égale pendant toute la durée de la contribution. Prodiguer des conseils aux chef(fe)s de projet et aux assistant(e)s en vue d’une utilisation appropriée des contributions volontaires. Planifier les dépenses au regard des différentes contributions disponibles, en étroite collaboration avec les chef(fe)s de projet.
- Préparer des rapports d’étape et des rapports financiers sur les dépenses à l’intention des donateurs, en collaboration avec la personne responsable des services aux clients. Suivre rigoureusement les échéances relatives à la présentation de rapports financiers et à l’utilisation des contributions volontaires, et veiller à ce que toutes les contributions soient dépensées dans les délais.
- Fournir régulièrement aux directeurs/trices et aux chef(fe)s de division des analyses et des rapports budgétaires sur le budget ordinaire et les contributions volontaires, ainsi que des rapports ponctuels, en tant que de besoin, pour leur permettre de prendre de bonnes décisions concernant les dépenses futures. Signaler toute consommation anormale ou excessive et proposer des mesures correctives le cas échéant, et recenser et comptabiliser les économies réalisées au titre du budget du personnel en vue de leur réaffectation interne. Porter toute question financière pertinente à l’attention de la Responsable de l’administration des finances. Favoriser et entretenir d’excellentes relations avec des collègues de toutes les directions.
- Rédiger et présenter au Comité du budget et des dépenses des rapports sur les ressources financières de l’Agence, en tant que de besoin.
- Participer à la préparation du budget biennal de l’AIE aux côtés de la Responsable de l’administration des finances et aider à assembler les propositions à inclure dans le Programme de travail et Budget.
- Superviser l’administration des contrats des membres du personnel et assurer la liaison avec l’équipe RH. Contribuer à l’établissement, à la coordination et au suivi des plans de gestion du personnel et du budget correspondant de l’Agence, ainsi que des répercussions financières de tout changement d’affectation de personnel pour l’Agence.
- Contrôler et approuver les dépenses en tant que de besoin (missions, achats, experts invités, etc.) en s’assurant que l’ensemble des dépenses et des rapports sont conformes au Règlement financier de l’OCDE. Assurer la liaison avec le Bureau du jurisconsulte pour les achats et les contrats, en tant que de besoin.
- Représenter l’AIE auprès des enceintes administratives de l’OCDE, lorsqu’il y a lieu. Se tenir au fait des réformes et systèmes administratifs en vigueur dans l’Organisation et veiller à leur mise en œuvre efficiente au sein de l’AIE.