Le siège de l’AIE est situé à Paris et dispose d’un espace de bureaux d’environ 7 200 m², incluant des salles de conférence. L’AIE dispose également d’un Centre Régional de Coopération à Singapour. L’unité Conférences, Bâtiments et Sécurité (CBS) gère les bâtiments et les salles de conférence de l’AIE et veille à la sécurité, à la santé et à la sûreté. CBS met en œuvre les relations contractuelles de l’Agence avec les propriétaires et est responsable de la gestion opérationnelle efficace des installations via ses différents sous-traitants (par exemple : nettoyage, sécurité, audiovisuel, maintenance, travaux, déménagement…), ainsi que de la distribution du courrier et de la coordination logistique du Bureau exécutif. L’Agence organise environ 400 événements par an sous différents formats (présentiel, hybride ou entièrement virtuel) et accueille environ 8 000 délégués chaque année.
L’Assistant(e) de Projet travaillera en étroite collaboration avec le Facilities Management Co-ordinator et rendra compte directement au chef d’unité. Il/elle travaillera également en étroite collaboration avec le reste de l’unité CBS ainsi qu’avec d’autres équipes.
Le CBS recherche un(e) Assistant(e) de Projet qui apportera un soutien technique et administratif aux services généraux proposés au sein de l’AIE. Ce poste constitue un élément clé d’une équipe dynamique et réactive, en lien avec les parties prenantes et les prestataires de haut niveau de l’Organisation. Il nécessite une forte réactivité, un esprit vif et une organisation rigoureuse afin de hiérarchiser efficacement les priorités, et il peut impliquer des interventions en dehors des horaires de bureau habituels, parfois le week-end ou les jours fériés. L’Assistant(e) de Projet travaillera en étroite collaboration avec le Facilities Management Co-ordinator et rendra compte directement au chef d’unité. Il/elle travaillera également en étroite collaboration avec le reste de l’unité CBS ainsi qu’avec d’autres équipes.
Principales responsabilités
Gestion des bâtiments et des installations
- Superviser les prestataires techniques, fournir des instructions claires et appliquer des normes de performance contractuelle et les règles en matière d’hygiène et sécurité. Signaler et consigner les insuffisances dans la qualité de service.
- Planifier et coordonner les interventions pour les réparations techniques et travaux mineurs, la maintenance périodique et préventive, et les contrôles périodiques réglementaires et coordonner avec les différents propriétaires la maintenance des parties communes affectant nos locaux
- Assurer le contrôle qualité de la maintenance préventive et corrective à l’aide de la gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO), produire des rapports d’exploitation et suivre les indicateurs de performance des activités.
- Mener toutes les actions nécessaires pour anticiper les dysfonctionnements techniques et garantir la continuité opérationnelle des infrastructures techniques critiques.
- Réaliser des inspections régulières et signaler les réparations nécessaires aux parties prenantes concernées. Prendre des mesures appropriées et rapides suite aux demandes du personnel adressées au helpdesk CBS, en tenant informés les responsables et les demandeurs de l’avancement.
- Émettre et assurer le suivi des demandes adressées aux équipes techniques des propriétaires via leurs outils de helpdesk correspondants.
- Participer à la création de simulations graphiques des aménagements de bureaux ainsi que à la mise à jour des supports de plan sur AutoCAD.
- Contribuer à la mise en œuvre des projets de réaménagement en coordonnant les différents prestataires ainsi que les opérations de déménagement.
- Remplacer en cas de besoin autres membres de l’unité CBS pendant son absence, y compris le/la technicien(ne) audiovisuel et visioconférence et l’agent en charge de la distribution interne du courrier.
Santé et sécurité
- Réaliser et soumettre pour validation les plans de prévention avec les prestataires conformément aux directives et modèles standards de l’OCDE. Inspecter les travaux en cours et signaler tout problème de sécurité non conforme.
- Informer les responsables sur tout sujet affectant la sécurité et l’environnement de travail du personnel, des délégués et des visiteurs.
Soutien administratif
- Participer à toutes les étapes des procédures d’achat relatives à l’équipe bâtiment, préparer et traiter les bons de commande, contrats et paiements associés pour les prestataires via les outils internes de l’OCDE, et tenir à jour l’inventaire des biens.
- Aider à la préparation des contenus pour le site SharePoint CBS, en veillant à la mise à jour régulière des informations.
- Adopter une démarche d’apprentissage continu concernant l’évolution des systèmes et procédures internes et des autres outils informatiques utilisés au sein du CBS.
- Effectuer toute autre tâche, selon les besoins.