Für unseren Standort in Düsseldorf suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine(n) Administrator*in Facility Management:
Das gibt's bei uns zu tun:
- Abteilungsadministration: Erstellung und Abrechnung von Überstundenanträgen inkl. Freigabeprozessen, Rechnungsfreigabe in SAP, Termin-, Dokumenten- und Vertragsverwaltung, Organisation von Dienstreisen, Buchung und Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie Planung von Bewirtungen und Veranstaltungen, Koordination von Fremdfirmen und Dienstleistern.
- Investitionsmanagement: Erstellung von Investitionsanträgen am Standort Düsseldorf sowie Nachhalten und Sicherstellung der Genehmigungsprozesse.
- Bestellwesen: Erstellung sämtlicher Bestellanforderungen der Abteilung in SAP, Nachverfolgung der Genehmigungsprozesse, Auswertung von Bestellvolumen externer Dienstleister sowie enge Abstimmung mit dem Einkauf.
- Zeitmanagement: Funktion als Zeitbeauftragte*r der Abteilung inklusive Pflege und Verwaltung der Zeitkonten aller Mitarbeitenden.
- Standortservices: Unterstützung der allgemeinen Standortdienste mit Fokus auf Umzugsaktivitäten, Mitarbeit in der Poststelle, Übernahme von Teilprojekten, Koordination von Störmeldungen sowie Verwaltung von Parkplätzen und Poolfahrzeugen.
Das bringst du mit:
- Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, idealerweise als Industriekaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation.
- Persönlichkeit: Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsstärke sowie Teamfähigkeit im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern, selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise.
- Erfahrungen: Erste Berufserfahrung in administrativen Tätigkeiten, im Bestellwesen oder in der Sachbearbeitung, idealerweise Erfahrung in der Koordination von Dienstleistern sowie in der Organisation von Terminen, Reisen oder Veranstaltungen.
- Fachwissen: Verständnis für kaufmännische Prozesse sowie grundlegendes Verständnis für Zeitwirtschaft (Atoss) und administrative Abläufe in einem Unternehmen.
- IT-Kompetenz: Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, PowerPoint und Outlook, sowie idealerweise Erfahrung mit SAP.
Das bieten wir dir:
- Umfassende Einarbeitung
- Tarifgebundene Vergütung inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Flexible Arbeitszeitgestaltung
- Betriebskantine
- Vielseitige Unterstützungsprogramme für Mitarbeitende (Familienversicherung, Gesundheits- & Vorsorgeleistungen, Hilfestellung bei Verbraucher-Themen, rechtlichen Fragestellungen oder psycho-sozialen Anliegen durch eine externe Beratung)
- Mitarbeiterrabatte (Corporate Benefits)
- Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Kostenlose Parkplätze mit E-Ladesäulen und gute ÖPNV-Anbindung