Assistant exploitation (H/F)

Responsabilités principales

Gestion exploitation et coordination

• Suivi et remonté des KPIs
• Préparation des réunions clients et internes 
• Suivi du SMI
• Gestion des accès au site 
• Participer à la coordination des opérations quotidiennes sur site.
• Assurer le suivi contractuel.
• Gérer les commandes fournisseurs.
• Participer aux tâches administratives de lancement, de suivi et de clôture des affaires.

Communication et coordination :

• Faciliter la communication entre les équipes internes et les parties prenantes.
• Organiser et coordonner les réunions et les échanges d’informations.

Suivi de la performance : 

• Collecter, compiler et analyser les données opérationnelles.
• Suivre les indicateurs de performance.
• Préparer les rapports et les tableaux de bord.

Gestion administrative et documentaire :

• Gérer et mettre à jour la documentation opérationnelle, les procédures et les documents internes.
• Assurer le support administratif courant.
• Coordonnée l'organisation des visites médicales.
• Accompagner l’organisation des formations.
• Prise en charge de l’administration de l’activité du site (mettre à jour les bases de données, fichiers de suivi, code d’accès et logiciel de gestion de l’activité).
• Enregistrer des éléments variables dans le drive et suivi des dates de fin de contrat.
• Réalisation du classement et l’archivage des documents administratifs (courriers, factures, devis)
• Suivi de la traçabilité des prestations
• Coordonner les visites médicales ainsi que la formation

Gestion commerciale :

• Accueil physique/téléphonique des clients et fournisseurs
• Suivi des affaires : rapports d’intervention, commandes clients/fournisseurs, préparation de la facturation et relance des factures impayées

Gestion financière :

• Etablissement des résumés de contrat et diffusion
• Mise à jour des outils d'exploitation type GMAO,
• Tenue des plannings, collecte des bons d'intervention et classement, enregistrement et suivi des plans d'actions.
• Enregistrement des commandes travaux et ouverture des codes chantier, assistance aux achats saisie de bons de commande et réception, suivi de réalisation des chantiers, mise à jour des dates de fin et facturation.
• Préparation des rapports d'activité Client.
• Gérer l’interface facturation

Réglementaire :

• Garantir le respect des règles de sécurité et d’environnement édictées par le groupe
• Effectuer le suivi réglementaire en collaboration avec le responsable d’exploitation