À propos du poste : Nous recherchons une Assistante d'Exploitation pour rejoindre notre équipe dans la région Ouest. Vous apporterez un soutien administratif, logistique et opérationnel essentiel au Responsable de Sites, en garantissant la fluidité des opérations et la satisfaction client.
Rattachement hiérarchique : Responsable de Sites
Responsabilités principales
1. Gestion Administrative et Suivi des Devis
- Préparer et mettre en forme les devis et propositions commerciales
- Assurer le suivi administratif des devis (relances, classement, mise à jour)
- Préparer les éléments de facturation et vérifier leur exactitude
- Gérer l'archivage des documents contractuels
- Gérer les commandes de produits, matériels et EPI
- Assurer le suivi administratif du personnel (intégration, visites médicales, formations, congés, absences)
2. Pilotage de l'Activité Régionale
- Saisir et mettre à jour les plannings des équipes polyvalentes
- Collecter et consolider les données d'activité (consommables, matériel, réclamations)
- Préparer les tableaux de bord opérationnels et identifier les écarts
- Organiser la logistique des chantiers exceptionnels
3. Relation Client et Reporting
- Assurer le premier niveau d'accueil téléphonique pour la région
- Filtrer et traiter les demandes clients courantes
- Transmettre les réclamations complexes au Responsable de Sites
- Constituer et mettre à jour les tableaux de bord de suivi d'activité
- Préparer les supports de présentation pour les réunions
- Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions