Operational Buyer

De operationeel inkoper is verantwoordelijk voor het tijdig en correct verwerken van inkoopaanvragen en inkooporders en het controleren hiervan.

TAKEN & VERANTWOORDELIJKHEDEN

Algemeen

• Is verantwoordelijk voor het beheer van de systemen en bijbehorende (symbolen)bibliotheken

• Zorgen voor correcte invoer van de artikelen in de systemen                          

• Zorgt voor een proactieve bijdrage aan het optimaliseren en verbeteren van processen en procedures

• Proactief bijdragen aan het leveren van ideeën en ontwikkelingen van de afdeling. Hierbij worden continu nieuwe markt- en productontwikkelingen in de gaten gehouden

• Zorgen voor orde en netheid op de werklocatie ook na afronden van de werkzaamheden

• Voert het werk uit volgens de gestelde regels en procedures

Organisatie

• Het inkopen van materialen, goederen en diensten welke voldoen aan alle geldende voorschriften en richtlijnen, ten aanzien van onder andere veiligheids-, gezondheids-, milieu- en welzijnsrisico’s

  • Het verwerken van de inkoop aanvragen en orders

  • Het controleren en verwerken van de orderbevestigingen

  • Het aanvragen en registreren van de juiste certificaten

  • Het op de juiste wijze verwerken van de facturen en leveringen

  • Het signaleren van afwijkingen of knelpunten in levering of kwaliteit

    • Het communiceren van (herhaaldelijke) afwijkingen en knelpunten naar de buyer

• Terugkoppeling aan de leidinggevende omtrent uitvoering van de werkzaamheden en vervolgwerkzaamheden (al dan niet voor andere afdelingen)

• Pro actief communiceren aan de betreffende personen omtrent de levertijd van bestelde goederen

• Het, in overleg met de afdeling Warehouse, op de juiste en constructieve wijze oplossen van manco’s

• Pro actief communiceren en afstemmen over:

  • Bestellingen / orderbevestigingen

  • Levertijden

  • Documentatie behorende bij de goederen

  • Voorraden

• Bewaken van de levertijden en kwaliteitsvoorwaarden

  • Controleren van de overeengekomen leveringscondities

  • Contact opnemen met de leverancier bij afwijkingen in de afspraken

• Het, indien mogelijk, verduurzamen van de ingekochte producten en diensten

• Indien noodzakelijk assisteren bij andere afdelingen binnen Ovivo

Klant

• Leveranciers

  • Onderhouden van een goede relatie met de leverancier

  • Ondersteunen bij de onderhandelingen over prijzen en leveringsafspraken

  • Plaatsen van orders

• Is bereid om te reizen binnen Nederland en mogelijk ook op verzoek buiten Nederland naar locatie van toeleveranciers.

• Informeert de klant over de actuele levertijden en vertragingen van leveringen

• Aanleveren van informatie voor kwaliteitsbeoordelingen (evaluatie) van de leveranciers en de geleverde goederen over:

  • Levertijden

  • Correctheid van de certificeringen van de leverancier meelevert

  • Kwaliteit van de geleverde goederen

  • Naleving van de gemaakte prijsafspraken

• Het tijdig en op de juiste wijze aanleveren van de informatie ten behoeve van de registratie van onvolkomenheden (waaronder NC’s)

Administratie

• Correct en volledig invullen van uren en declaraties, wekelijks vòòr maandag 10 uur

• Het verzorgen van een correcte administratie omtrent de bestellingen (o.a. verwerken inkooporders en facturen)

• Het doorsturen van de benodigde en correcte gegevens naar de afdeling financiën zodat nieuwe leveranciers in de systemen aangemaakt kunnen worden

• Het op de juiste manier verwerken van afgekeurde of foutief geleverde goederen

  • Het op de juiste manier terugsturen van de goederen

  • Het opvolgen van de daaruit voortvloeiende acties

Veiligheid en Materiaal   

• VGM-regels van Ovivo naleven

• Signaleren en melden van veiligheidsrisico’s (richtlijn VCA)

• Actief deelnemen aan werkoverleg en toolbox-meetings

• Verantwoordelijk voor zorgvuldig en correct gebruik van door Ovivo beschikbaar gestelde materialen, gereedschap, werkkleding en andere Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM)

Leidinggeven

• Niet van toepassing

Kennis & Opleiding

• HBO werk- en denk niveau

• Goede kennis van Nederlandse taal in woord en geschrift

• Kennis van de Engelse taal

• Beheersing van Microsoft Office

COMPETENTIES (VAARDIGHEDEN, PERSOONSKENMERKEN, HOUDING)

• Verantwoordelijkheid nemen voor het werk dat je doet, en doen wat er gedaan moet worden

• Eerlijk in wat je doet, vasthouden aan normen en waarden, gaat zorgvuldig om met informatie

• Kennis actueel houden, deze kennis delen met anderen

• Bijdragen aan het gezamenlijke doel, behandel anderen met respect, biedt hulp aan aan anderen,

• Creatief en staat open voor veranderingen, leren van je fouten, stimuleer anderen om zichzelf en anderen te verbeteren

Communicatief Vaardig

• Ideeën en informatie, zowel mondeling als schriftelijk, helder en duidelijk kunnen overbrengen, zodanig dat de essentie wordt begrepen, met een effectief gebruik van de bestaande communicatiemiddelen.

• Vermogen om een effectieve en proactieve bijdrage te leveren aan  besprekingen, zowel mondeling als schriftelijk, intern als extern,  met leveranciers en (interne) klanten. Moet het vermogen bezitten om zeer goed interpersoonlijk en klantgericht te communiceren.

Accuratesse

• Zorgvuldig en stipt handelen, gericht op het voorkomen van fouten.

• Nauwkeurig en geordend uitvoeren van activiteiten.

• Accuratesse en controle van eigen werkzaamheden is vereist om fouten en/of schade te voorkomen

Klantgericht

• Herkennen van de wensen, behoeften en belangen van zowel interne als externe klanten en hiernaar handelen.

• Zich inleven in klantsituaties, denken in klantoplossingen en deze omzetten in activiteiten/handelingen.

• Goed klantcontact is essentieel voor klanttevredenheid over dienstverlening en om het commerciële belang te dienen

Kwaliteitsgericht

• Streven naar hoogwaardige dienstverlening of productie, daarbij steeds op zoek zijn naar verbeteringen ten gunste van het organisatieresultaat. Hoge eisen stellen aan eigen en andermans werk. Is gericht op het leveren van hoogwaardige kwaliteit. Evalueren van eigen gedrag, producten en processen gericht op kwaliteitsverbetering.

Analytisch vermogen

• Systematisch onderzoeken en in kaart brengen van problemen en vragen en doordingen tot de kern van het probleem.

• Ontleden van relevante informatie, achtergronden en structuren. Verbanden leggen tussen gegevens en inschatten van gevolgen/consequenties.

Stressbestendig

• Effectief blijven functioneren onder tijdsdruk of druk van meerdere of moeilijke zaken.

• Kalm en zelfverzekerd reageren op lastige situaties.

• Blijft presteren met het beoogde effect onder psychologische en/of tijdsdruk.

• De beoogde werkkwaliteit blijft gehandhaafd.

• In staat om onder hectische omstandigheden en hoge werkdruk, overzicht behouden en voortgang te blijven realiseren in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Probleem oplossend vermogen

• Signaleren van (potentiële) problemen, herkent belangrijke informatie, legt verbanden tussen gegevens, spoort mogelijke oorzaken van problemen op en zoekt naar relevante gegevens.

• Zelfstandig bedenken van alternatieve oplossingen en aangeven van consequenties.

• Mogelijkheid om logisch denken toe te passen ten aanzien van afdeling brede en afdeling overstijgende problemen.

• Bij afdeling overstijgende problemen wordt leidinggevende geïnformeerd.

• Het vermogen complexe niet standaard situaties te beoordelen en mogelijkerwijs op te lossen dan wel mogelijke oplossingen aan te dragen. Daar waar van toepassing wordt discretie en onafhankelijk oordeel vereist.

Zelfstandigheid

• Zelfstandig beslissingen kunnen nemen tijdens de (service)werkzaamheden (ook tijdens storingsdienst).

• Bepaalt binnen de gegeven planning zelf de werkvolgorde en aanpak

Commercialiteit

• Actief gebruik maken van verkoopmogelijkheden.

• Onderhandelingsvaardigheden

• Het opzetten van acties met direct financiële voordelen voor de organisatie.

Prioriteren

• Maakt keuzemomenten in de planning van een zaak of een taakonderdeel zichtbaar en stuurt op een balans tussen kwaliteit en kwantiteit.

Over Ecolab

Bij Ecolab hanteren wij een talent-first filosofie: we bouwen aan het meest capabele en diverse team om uit te blinken op onze bijna drie miljoen klantlocaties. Met meer d