Assistant d'Agence H/F

Sous la responsabilité du Directeur d'Agence vos missions principales seront les suivantes:

🎯 Vos missions principales

Véritable pilier de l’agence, l’Assistant(e) d’agence assure la gestion administrative quotidienne et joue un rôle de relais entre les équipes terrain, le management et les fonctions support.

À ce titre, vous intervenez sur plusieurs volets :

🔹 Gestion administrative de l’agence

• Accueil physique et téléphonique de l’agence
• Gestion du courrier, des livraisons et des fournitures
• Suivi des frais généraux, des notes de frais et des prestataires externes
• Gestion des abonnements, de l’affichage réglementaire et du parc automobile

🔹 Support aux managers

• Organisation des comités d’agence et des événements internes
• Rédaction de courriers, comptes rendus et notes internes
• Appui administratif au management (agenda, projets d’agence, déménagements éventuels)

🔹 Appui QSE / conformité

• Suivi administratif des accidents du travail et de la médecine du travail
• Gestion et suivi des habilitations, certifications et équipements de sécurité
• Coordination des contrôles réglementaires et tenue des registres de sécurité

🔹 Support RH

• Participation à l’intégration des nouveaux collaborateurs
• Suivi administratif des embauches, des périodes d’essai et des départs
• Gestion des éléments variables de paie et des absences
• Contribution au recrutement (gestion des candidatures, organisation des entretiens)
• Suivi du plan de formation et des contrats d’intérim

🔹 Appels d’offres

• Montage et suivi de la partie administrative des dossiers de réponse aux appels d’offres

🔹 Missions complémentaires – Agence de Toulouse

En lien étroit avec l’activité opérationnelle de l’agence, vous participez au suivi et à la coordination des interventions techniques :

• Planification et suivi des demandes d’intervention clients et des plannings des techniciens (SAV, dépannages, services facturables, petits travaux, astreintes)
• Suivi administratif des interventions : clôture des tickets, vérification des comptes rendus et transmission à la facturation
• Contribution à la bonne facturation des interventions et établissement de devis de régularisation
• Suivi logistique et administratif : contrôle des livraisons, mouvements de stock
• Gestion administrative de la sous-traitance (documents réglementaires, contrats)