Assistant (e ) d'Agence - Colomiers

Votre rôle est d'assurer le soutien au quotidien dans son activité : sur les aspects gestion et reporting, suivi collaborateurs, support administratif et logistique. Vous êtes le contact principal et d'assistance auprès des collaborateurs, managers et chefs de projet de l'agence ainsi que des différents interlocuteurs externes à l'agence.

Vos activités principales :

• Contribuer à la préparation des prévisions financières mensuelles de l'agence, à la gestion de l'avant-vente (opportunités), à la collecte et à la centralisation des documents relatifs à la mise en place ou à la mise à jour de dossiers clients.

• Emettre les factures et gérer le recouvrement en coordination avec l'ensemble des acteurs impliqués et faciliter le partage des informations clés sur ce sujet

• Gérer les mouvements comptables de l'agence (déduction des ventes, avoirs)

• Validation des déplacements des collaborateurs de l'agence selon la procédure en vigueur et suivre les frais de déplacements, les prêts de ressources CIMPA et Groupe (outils d'affectation)

• Mener les actions relatives à la gestion de l'activité et au suivi administratif des collaborateurs en étroite collaboration avec les chefs d'équipe, les chefs de projets, le point focal agence de la direction industrielle et le contrôleur de gestion afin de fluidifier les échanges.

• Assister les collaborateurs dans l'application des procédures, règles et outils liés au suivi financier de l'activité

• Apporter les réponses aux demandes d'information en étant identifiées comme point de contact privilégié au sein de l'entité

• Capitaliser, diffuser et contribuer à l'amélioration des bonnes pratiques et faciliter leur application

• Vérifier les pointages et relancer les collaborateurs (absence, formation, …), en accord avec les procédures et règles applicables

• Gérer les PO (suivi des commandes et saisie dans les outils)

• Suivre la réception de la livraison et validation de la facture pour la sous-traitance et les autres achats de l'agence (rapprochement provisions comptables avec factures et extournes de provision mensuelles)

• Se coordonner avec les autres assistant(es) pour assurer une continuité dans leurs activités

• Former, accompagner et faire progresser d'autres assistantes