Rattachée à la Responsable Administration & Paie, la coordinatrice P&C à pour mission principale d'assurer la gestion et le suivi des opérations administratives liées au cycle de vie des Heartists, depuis leur recrutement jusqu’à leur départ, en garantissant la fiabilité des dossiers du personnel, la mise à jour des données RH, le respect des procédures internes et la confidentialité des informations, conformément à la législation en vigueur et aux standards du Groupe Accor & Fairmont.
Principales responsabilités :
A. Administration du personnel
Assurer la constitution, la mise à jour et le suivi des dossiers administratifs des Heartists.
Préparer et suivre les contrats de travail, avenants, attestations, certificats et autres documents administratifs.
Assurer le suivi des périodes d’essai, des renouvellements contractuels et des échéances administratives.
Gérer les formalités administratives liées aux entrées, aux mutations, aux changements de poste et aux départs.
Veiller au classement, à l’archivage et à la disponibilité des documents RH.
B. Gestion des données et des mouvements RH
Assurer la mise à jour des informations individuelles et professionnelles des Heartists dans les systèmes RH.
Veiller à l’exactitude des intitulés de poste, départements, dates d’entrée, statuts et autres données administratives.
Assurer le suivi des mouvements du personnel et transmettre les informations nécessaires aux interlocuteurs concernés.
Préparer et actualiser les tableaux de suivi des effectifs et des mouvements RH.
Signaler toute anomalie ou incohérence dans les données du personnel.
C. Gestion des temps et suivi administratif des absences
Assurer le suivi administratif des congés, absences, autorisations et justificatifs.
Collecter et vérifier les éléments nécessaires au suivi des présences et des absences.
Coordonner avec les départements concernés la régularisation des anomalies de pointage, selon les procédures internes.
Préparer les éléments administratifs nécessaires au traitement de la paie et les transmettre dans les délais impartis, en coordination avec le service compétent.
D. Recrutement et intégration administrative
Assurer le suivi administratif des dossiers des candidats retenus.
Coordonner la collecte des documents nécessaires à l’embauche.
Préparer les dossiers d’intégration et veiller à la complétude des formalités avant la prise de poste.
Assurer le suivi administratif des périodes d’essai et des échéances associées.
Coordonner la préparation des documents de sortie et la clôture administrative des dossiers des Heartists sortants.
E. Reporting et conformité RH
Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord administratifs RH.
Préparer les reportings périodiques relatifs aux effectifs, aux entrées, aux sorties et aux mouvements du personnel.
Contribuer à la préparation des audits internes et externes en assurant la disponibilité des justificatifs requis.
Veiller au respect des procédures RH, des règles de confidentialité et des exigences relatives à la protection des données personnelles.
F. Support administratif au département People & Culture
Assurer la préparation et le suivi des courriers, notes, formulaires et documents administratifs RH.
Organiser et maintenir à jour les dossiers et les outils de suivi du département.
Répondre aux demandes administratives courantes des Heartists et les orienter vers les interlocuteurs appropriés.
Assurer la coordination avec les chefs de département, la Finance et les autres services concernés pour le traitement des dossiers RH.
The boar crawls company career pages around the clock and emails you as soon as a new match lands, with the employer’s real posting date. No recruiter spam. Free.