Coordinador Administrativo

Posición: Coordinador Administrativo

Ubicación: Mosquera

Tipo de contrato: Indefinido
Área: Administrativa

 Propósito del Rol: Controlar los procesos administrativos de la oficina y de la localidad para que se cumplan de manera oportuna, se logre la efectiva distribución y uso de los recursos físicos, humanos y financieros disponibles satisfaciendo así las necesidades de los clientes internos y/o externos.

 Principales Responsabilidades:

1. Gestionar oportunamente el cierre de facturas de proveedores, validar con cada localidad las inconsistencias de cada cierre y con contabilidad realizar las aclaraciones de las novedades y/o aprobaciones para garantizar que el cierre queda en la fecha estipulada.
2. Consolidar y revisar las provisiones de servicios administrativos, anticipos, legalizaciones y cajas menores a nivel nacional, revisar pago a proveedores semanal.
3. Revisar mensualmente la ejecución y presupuesto con las debidas explicaciones de los gastos y costos administrativos, acompañar el proceso de presupuesto anual.
4. Administrar y gestionar servicios administrativos como Casino, transporte, Vigilancia y Servicios Generales en la localidad, esto incluye revisiones periódicas, reuniones y/o acuerdos de servicio que permitan garantizar la adecuada prestación del servicio.
5. Realizar la solicitud y seguimiento a las órdenes de compra de los servicios administrativos.
6. Supervisar y realizar el debido seguimiento al almacén de la localidad, apoyar el inventario, realizar informes de diferencias, hacer seguimiento a controles e incidentes.
7. Supervisar y realizar el debido seguimiento a las labores de la Recepción en cuanto a la programación de transportes, recepción de facturas, entre otros.
8. Supervisar y realizar el debido seguimiento a la auxiliar documental para cumplir los requerimientos de entidades privadas y/o públicas o al interior de la organización.
9. Realizar la programación y ejecución de los mantenimientos preventivos y correctivos de infraestructura y/o equipos en la localidad.
10. Realizar el seguimiento y aprobación de las pólizas de vehículos, comerciales y demás seguros necesarios.
11. Controlar activos fijos en la localidad y solicitar las herramientas de trabajo para el personal de la compañía (Puesto de trabajo, celular, plan de voz, datos) solicitado por Recursos Humanos.
12. Reportar incidentes y siniestros relacionados con la seguridad física de la planta e instalaciones, verificar el cumplimiento de las consignas de cada portería.
13. Realizar seguimiento a las necesidades en mantenimiento preventivo y correctivo en las oficinas y PTA.
14. Desempeñar las demás funciones complementarias al cargo, asignadas por el superior inmediato.
15. Participar activamente en todas las iniciativas que promuevan actualizaciones de Software, CRM, Aplicativos Etc.