Facilities Manager Assistant (m/w/d)

JLL empowers you to shape a brighter way.  

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.   

Assistent Facilities Manager (m/w/d)

Für mehrere Gebäude suchen wir einen Assistenten Facilities Manager, der unsere FM-Dienstleistungen koordiniert und dafür sorgt, dass die vereinbarten Service- und Wartungsstandards nicht nur eingehalten, sondern übertroffen werden.

Das erwartet dich:

• Du baust effektive Kommunikationswege zu den Nutzern in den Gebäuden auf und sorgst dafür, dass unser Service die Erwartungen übertrifft
• Du managst die Rezeption (falls im Scope): Telefonzentrale, Post- und Kurierdienste, Besucherempfang und Organisation der Besprechungsräume
• Du gehst regelmäßig durchs Gebäude (wöchentliche und monatliche Inspektionen) und erkennst Probleme, bevor sie entstehen
• Du stellst sicher, dass alle Mitarbeiter und Dienstleister professionell arbeiten und die Betriebsabläufe nicht stören
• Du koordinierst Dienstleister und Vermieter und gibst Feedback an den Regional Manager weiter
• Du führst monatliche Meetings mit Dienstleistern und Vermieter – dabei checkst du Leistung, Budget und allgemeine Themen
• Du erstellst und verwaltest Facility-Budgets, behältst die Ausgaben im Blick und erstellst Prognosen
• Du analysierst Leistungs- und Finanzkennzahlen und packst Probleme direkt an
• Du setzt unser JLL Quality Management System um und treibst Verbesserungen voran
• Du hältst alle Dokumentationen nach JLL QMS-Standard aktuell
• Du achtest darauf, dass alle JLL-Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien sowie gesetzliche Vorgaben eingehalten werden
• Du überprüfst Business-Continuity-Pläne und stellst sicher, dass der Service auch im Krisenfall läuft
• Du erstellst monatliche und quartalsweise Reports
• Du kümmerst dich um Bestellungen von Anfang bis Ende und pflegst die Dokumentation
• Du unterstützt beim Erstellen von Standard Operating Procedures

Das bringst du mit:

• Organisationstalent und echte Kundenorientierung
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Du arbeitest selbstständig und denkst mit
• Du kommunizierst klar und kannst dich durchsetzen
• Idealerweise Erfahrung mit Facility-Management-Systemen
• Kenntnisse im Arbeitsschutz und den relevanten Vorschriften

Das bieten wir:

Eine verantwortungsvolle Position mit echtem Gestaltungsspielraum, in der du Standards setzt und Prozesse aktiv verbesserst.

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Wir freuen uns auf Deine Bewerbung unter Angabe Deines frühestmöglichen Starttermins sowie Deiner Gehaltsvorstellung.

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If this job description resonates with you, we encourage you to apply, even if you don’t meet all the requirements.  We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

At JLL, we harness the power of artificial intelligence (AI) to efficiently accelerate meaningful connections between candidates and opportunities. Using AI capabilities, we analyze your application for relevant skills, experiences, and qualifications to generate valuable insights about how your unique profile aligns with the specific requirements of the role you're pursuing.

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Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

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Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.  If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process – you may email us at HRSCLeaves@jll.com. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.