Prácticas Administrativo/a de Mantenimiento

Tu día a día 

Bajo la supervisión del Director de Facilities y del Manager de Mantenimiento, darás soporte administrativo al departamento, asegurando la correcta gestión, seguimiento y cierre de los pedidos y su correspondiente documentación. Tus principales responsabilidades serán: 

• Generar y tramitar las órdenes de pedido del departamento de Mantenimiento de acuerdo con las necesidades identificadas y los procedimientos internos del hotel.  

• Realizar el seguimiento de los pedidos desde su creación hasta su entrega, manteniendo una comunicación fluida con proveedores y con el equipo interno.  

• Verificar el estado de los pedidos, fechas previstas de entrega y posibles incidencias, realizando el seguimiento necesario hasta su completa resolución.  

• Coordinar con los proveedores y departamentos implicados para asegurar que los materiales y servicios solicitados sean recibidos correctamente.  

• Registrar y actualizar la información de los pedidos en el sistema Adaco, asegurando que las recepciones queden correctamente registradas y finalizadas.  

• Mantener organizada y actualizada la documentación asociada a cada pedido, incluyendo presupuestos, órdenes de compra, albaranes y cualquier otra documentación necesaria, de acuerdo con el sistema de archivo interno del departamento.  

• Comprobar que cada pedido quede completamente cerrado, tanto a nivel documental como administrativo, evitando pedidos pendientes o documentación sin registrar.  

• Mantener actualizados los registros internos relacionados con pedidos, proveedores y compras del departamento.  

• Dar soporte en la preparación de informes y listados de seguimiento, facilitando al equipo una visión actualizada del estado de los pedidos pendientes y finalizados.  

• Colaborar en la mejora y organización de los procesos administrativos internos del departamento, especialmente en lo relacionado con el control y trazabilidad de los pedidos.