Relevant du Directeur de l’hébergement, les responsabilités et fonctions essentielles du poste comprennent, sans s’y limiter :
- Proposer en permanence un service professionnel, avenant et attachant.
- Gérer et motiver l’ensemble de l’équipe de la réception afin d’offrir un haut niveau de service personnalisé pour les invités.
- Responsable de la gestion et la supervision des opérations quotidiennes de la réception, conciergerie et le département de service, y compris la sélection du personnel et le développement de la gestion de la performance de nos collègues.
- Coordonner toutes les arrivées, les départs et la facturation des groupes et des congrès.
- S’assurer de surpasser les attentes des invités en leur fournissant un service efficace et irréprochable.
- Développer des relations de qualité avec les invités tout au long de leur séjour afin de favoriser leur fidélisation.
- Préparer et gérer le budget départemental, y compris la planification des budgets du coût de main-d’œuvre et la gestion de la productivité et les prévisions afin d’atteindre tous les objectifs.
- Mettre un plan d’action en œuvre et s’assurer du rendement supérieur à la moyenne pour réaliser les objectifs annuels du département en ce qui concerne la satisfaction clientèle, l’engagement des collègues, les résultats financiers, etc.
- Veiller à ce que la politique de prix et les procédures de contrôle interne soient dûment appliquées.
- Planification et gestion des horaires des collègues en fonction du taux d’occupation et des budgets déterminés.
- S’assurer que toutes les tâches administratives incluant la paie et les évaluations de rendement soient accomplies dans les délais prescrits.
- Communication constante des informations relatives aux opérations par l’entremise de courriels, journaux de bord, réunions départementales, etc.
- Organiser et diriger des réunions de communication mensuelles.
- Participer aux réunions de revenus et de prévisions.
- Réviser les forfaits clients incluant les tarifs, limites de crédit, les « no-show ».
- Réviser les départs tardifs, annulations, départs anticipés, etc. afin de maximaliser le revenu et le taux d’occupation.
- Réviser les rapports d’arrivées et les rapports VIP pour s’assurer que toutes les exigences et les besoins des invités soient pris en compte.
- Réviser et s’assurer de l’exactitude des détails des rapports de convention (groupes, tours, FamTOURS, etc.).
- Développer une équipe enthousiaste et motivée à travers le développement professionnel et personnel, la formation continue et la reconnaissance.
- S’assurer de l’utilisation efficace des talents des collègues à la réception.
- Développer les directeurs adjoints de la réception au niveau du leadership et de la gestion des collègues.
- Participer quotidiennement aux stratégies et objectifs de ventes.
- S’assurer que tous les collègues connaissent les produits, services, installations, événements et politiques de l’hôtel; et qu’ils aient de bonnes connaissances de la région et des événements locaux.
- Travailler en harmonie avec les départements de l’hôtel afin d’assurer un service à la clientèle et un travail d’équipe exceptionnel.
- Travailler en étroite collaboration avec les départements de l’entretien ménager et de l’entretien technique en tenant compte de l’état quotidien des chambres afin d’assurer une expérience de service de luxe à nos invités.
- Participer au recrutement, à la sélection, à la formation et au développement de tout le personnel de la réception afin de s’assurer de la productivité et de la satisfaction des invités.
- Tenir compte des commentaires et des plaintes des invités afin d’agir au besoin.
- S’assurer du respect des politiques, procédures et normes de service du département et des standards de la compagnie.
- Respecter toutes les politiques de sécurité.
- Veiller au maintien de la santé et sécurité de tous les collègues et des invités en tout temps et s’assurer que tous les collègues travaillent de façon sécuritaire.
- Informer le service de la sécurité de tout ce qui a trait à la sécurité de la clientèle.
- Toutes autres tâches connexes.