Titre du poste:

Coordonnateur(rice) en courtage / Brokerage Coordinator

Résumé de la description du poste:

Le ou la coordonnateur(trice) en courtage soutient une équipe de courtiers en immobilier commercial en coordonnant les transactions, en gérant les livrables marketing, en assurant la mise à jour des bases de données et en veillant au respect des exigences réglementaires (OACIQ) et des processus internes. Ce poste combine des responsabilités administratives, marketing et opérationnelles, et requiert d’excellentes compétences bilingues, un grand souci du détail ainsi que la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

The Brokerage Coordinator supports a team of commercial real estate brokers by coordinating transactions, managing marketing deliverables, maintaining databases, and ensuring compliance with OACIQ and internal procedures. This role combines administrative, marketing, and operational responsibilities, requiring strong bilingual communication skills, attention to detail, and the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.

Description du poste:

Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) en courtage pour se joindre à notre bureau du centre-ville de Montréal. La personne retenue travaillera au sein d’une équipe responsable de soutenir un groupe de courtiers spécialisés en location de bureaux, marchés des capitaux et services industriels, dans les opérations quotidiennes de la ligne d’affaires.

Le ou la coordonnateur(trice) recevra ses tâches quotidiennes directement des équipes et sera supervisé(e) par le gestionnaire des opérations. Ce poste exige une présence au bureau quatre (4) jours par semaine.

Description du poste

Tenir à jour les dossiers et compiler l’information pour les rapports d’activités clients; mettre à jour le pipeline des transactions
Compiler les données immobilières et les informations de marché pour les études, cahiers de présentation, propositions de location et opinions de valeur
Coordonner et exécuter les programmes de marketing immobilier (imprimé et numérique : dépliants, infolettres, médias sociaux, etc.)
Assurer la liaison avec les équipes internes et les fournisseurs externes pour la production des livrables
Préparer les propositions et présentations, incluant la production imprimée
Publier les inscriptions sur diverses plateformes (site C&W, Centris, LoopNet, etc.)
Assurer la gestion et la mise à jour des bases de données (propriétaires, acheteurs, immeubles, prospects)
Effectuer la révision linguistique et la rédaction de contenu simple
Participer à des projets spéciaux et effectuer diverses tâches administratives
Soutenir les courtiers dans l’entrée des transactions dans les systèmes (Salesforce / Engage)
Aider à la préparation de la documentation transactionnelle (factures, ententes intercompagnies, etc.)
Appuyer les processus de diligence raisonnable et de conformité (vérification des clients, etc.)
Préparer les documents transactionnels (ententes de confidentialité, offres, mandats, formulaires OACIQ, documents de clôture, etc.)
Préparer des propositions selon les directives de l’équipe

Qualifications

Le français est la langue principale de travail chez Cushman & Wakefield Montréal. Une excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise pour ce poste.
Une connaissance pratique de l’anglais est également requise, car le poste implique :

des communications régulières avec des clients, partenaires et équipes internes situés à l’extérieur du Québec (de manière hebdomadaire à quotidienne) ;
la révision de documents et de supports marketing disponibles uniquement en anglais ;
l’utilisation de certains outils, plateformes ou systèmes offerts uniquement en anglais.
Cette exigence a été évaluée en fonction des responsabilités du poste, notamment la coordination d’initiatives marketing, la collaboration avec des équipes nationales et le soutien aux activités de courtage impliquant des intervenants hors Québec.
Maîtrise des logiciels Adobe (InDesign, Photoshop, Illustrator, Acrobat) et Microsoft Office
Souci du détail et capacité à respecter les échéances
Minimum d’un (1) an d’expérience en immobilier commercial (atout)
Diplôme collégial ou universitaire (atout)
Compétences en marketing numérique (LinkedIn)
Excellentes habiletés interpersonnelles et de service à la clientèle
Approche proactive, débrouillarde et orientée résultats
Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
Capacité à travailler de façon autonome et en équipe
Sens des responsabilités et engagement professionnel

Adresse du bureau

1500–999 boul. de Maisonneuve Ouest, Montréal, QC, H3A 3L4 (métro Peel)

Cushman & Wakefield s’engage à promouvoir l’équité en emploi et un milieu de travail inclusif. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande durant le processus d’embauche. Veuillez communiquer avec canadarecruitment@cushwake.com en indiquant le titre du poste et le lieu.

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We are seeking a Brokerage Coordinator to join our Montréal Downtown office. The successful candidate will work within a team responsible for supporting a group of Brokerage Agents specializing in Office Leasing, Capital Markets, and Industrial Services through the daily operations of the business line.

The Coordinator will receive day-to-day tasks directly from the teams and overall supervision from the Operations Manager. This position is primarily office-based and requires in-office presence four (4) days per week.

Job Description

Maintain records and compile information for client activity reports; update the ongoing transaction pipeline
Compile property information and market data for surveys, tour books, listing proposals, and opinions of value, including availability searches, recent transactions, title searches, zoning/planning reports, property assessments, etc.
Coordinate and execute marketing programs for listings, including the design of materials for print and digital distribution (flyers, postcards, newsletters, social media posts, etc.)
Liaise with internal teams and external vendors to coordinate marketing deliverables
Prepare listing proposals and presentations, including print production (printing, binding, etc.)
Upload new listings across multiple platforms (e.g., Cushman & Wakefield website, Centris, LoopNet)
Maintain and update databases including owner, buyer, seller, property, and prospect information
Proofread documents and provide limited copywriting support
Support special projects and ad hoc requests
Perform additional administrative tasks required to support brokerage operations
Assist brokers with entering transactions into the Sales Database (Salesforce / Engage)
Assist with formatting and preparation of transaction documents (inter-company agreements, invoices, etc.)
Support due diligence and compliance procedures (e.g., client screenings)
Organise and prepare transaction documentation (confidentiality agreements, offers, listing agreements, OACIQ forms, closing documents, trade records, etc.)

Qualifications

French is the primary language of work at Cushman & Wakefield Montréal. A strong command of French, both spoken and written, is required for this position.
A working knowledge of English is also required, as the role involves:

regular communication with clients, partners, and internal teams outside Québec (on a weekly to daily basis);
reviewing documentation and marketing materials available only in English; and
using certain tools, platforms, or systems that are available only in English.

The requirement for knowledge of English has been assessed in relation to the duties of the position, including coordination of marketing initiatives, collaboration with national teams, and support of brokerage activities involving out-of-province stakeholders.
Computer proficiency in Adobe (InDesign, Photoshop, Illustrator, Acrobat) and Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Strong attention to detail and ability to meet deadlines without compromising quality
Minimum 1 year of experience in commercial real estate preferred
College or university degree preferred
Strong digital marketing skills (e.g., LinkedIn)
Excellent customer service and interpersonal skills
Strong relationship-building abilities; proactive, resourceful, and results-oriented
Excellent organisational, time management, and project management skills
Ability to work both independently and collaboratively
Strong work ethic and commitment