Sous la supervision du directeur des opérations, le titulaire du poste est responsable de la coordination et de l’exécution appropriée d’activités techniques plus complexes, ainsi que de la satisfaction du client.
Le titulaire doit effectuer diverses tâches liées à la coordination des activités quotidiennes et hebdomadaires, telles que l’examen du mandat, la planification, l’attribution des mandats, le maintien de relations d’affaires avec les clients, les fournisseurs et/ou les sous-traitants, et d’autres tâches connexes telles que la rédaction de courriels, des lettres et l’envoi de colis d’expédition.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
- Exécuter les tâches précisées par son superviseur immédiat;
- Première ligne de communication avec les clients et/ou les fournisseurs afin d’obtenir l’information requise pour effectuer les travaux et de bien comprendre l’étendue des travaux demandés;
- Identifier et analyser les besoins des clients et examiner les spécifications techniques;
- Responsable de la création de nouveaux comptes clients;
- Entrée de données dans MSFS ou KAES pour toutes les étapes des activités quotidiennes;
- En collaboration avec le coordonnateur, émettre des appels d’offres, selon les besoins;
- En collaboration avec le coordonnateur, planifiez et préparez les travaux à effectuer (affectation, documents, équipement);
- En collaboration avec le coordonnateur, coordonner les actions avec le client et/ou le fournisseur selon les besoins du client;
- Veiller à ce que les formulaires nécessaires pour finaliser les affectations soient dûment remplis;
- Examiner les bons de commande pour assurer le respect de la proposition et du mandat;
- Assurer la disponibilité de tout équipement nécessaire pour exécuter les travaux et aider le gestionnaire à s’assurer de la validité de l’étalonnage des équipements;
- Interagir régulièrement avec les clients afin d’assurer des communications adéquates et un flux de travail en douceur;
- Faire un suivi auprès des membres de l’équipe pour obtenir les rapports d’inspections quotidiens, vérifier, modifier et signer les rapports et les envoyer au client;
- Suivre et gérer les étapes des projets afin de s’assurer que toutes les activités sont exécutées en temps opportun et effectuer le suivi des heures d’inspections;
- Gestion/suivi de la facturation mensuelle des entrepreneurs, approbation et soumission au client;
- Effectuer le suivi des factures et de l’état de facturation;
- Effectuer le suivi des documents de fermeture des projets et gérer les rapports;
- Produire divers rapports à la fin du mois et fournir les rapports de suivi aux clients;
- Veiller à ce que le travail terminé soit conforme au mandat, qu’il soit terminé à temps et qu’il se déroule de façon professionnelle avec une attention méticuleuse aux détails afin d’offrir un excellent service au client;
- Au besoin, effectuer l’archivage électronique des documents techniques;
- Envoyer les rapports préliminaires au superviseur de l’inspection (le cas échéant) et transmettre les rapports d’inspection approuvés finaux aux clients;
- Préparer le projet de certificat d’inspection et le faire signer par le directeur des opérations;
- Enregistrer les documents en lien avec les projets, les normes applicables et les transmettre aux inspecteurs;
- Effectuer les audits techniques des inspecteurs (au besoin);
- Suivi de l’entretien de la flotte de véhicule de compagnie, si nécessaire;
- Préparer et réserver les voyages des inspecteurs via Egencia, si nécessaire;
- Effectuer la réconciliation des feuilles de temps, si nécessaire;
- Effectuer diverses tâches administratives de bureau telles que la tenue de dossiers, la saisie des données, le dépôt électronique, les expéditions de messagerie