Finance Coordinator

Funciones principales

• Proporcionar en todo momento un servicio cortés, profesional, eficiente y flexible, siguiendo los estándares de desempeño y las políticas y procedimientos de Sofitel.
• Poseer un conocimiento completo y la capacidad necesaria para supervisar, corregir y demostrar todas las funciones y tareas requeridas para el puesto.
• Mostrar total flexibilidad y capacidad de adaptación para rotar entre los distintos departamentos del hotel según las necesidades.
• Conocer en profundidad todos los servicios e instalaciones que ofrece el hotel.
• Redactar documentos, tomar dictados y actas de reuniones, preparar cartas, archivar documentación y realizar el seguimiento de la correspondencia.
• Ser responsable de la redacción, archivo y custodia de toda la información privada y confidencial relacionada con el departamento.
• Distribuir de forma precisa y oportuna todos los correos, memorandos y comunicaciones internas recibidas.
• Implementar y mantener un sistema de archivo eficiente y organizado, tanto físico como electrónico, que facilite la rápida localización de documentos.
• Garantizar que todos los archivos permanezcan actualizados en todo momento.
• Dominar los programas informáticos utilizados por el Departamento de Contabilidad y Finanzas.
• Atender con cortesía todas las llamadas telefónicas y consultas recibidas.
• Mantener el puesto de trabajo limpio y organizado en todo momento, realizando las tareas de limpieza departamental asignadas.
• Establecer una red de comunicación eficaz dentro del departamento y con el resto de departamentos del hotel.
• Realizar cada seis meses una revisión y depuración de los archivos, eliminando documentación obsoleta cuando corresponda.
• Asegurarse de que toda la correspondencia saliente se prepare en papel oficial del hotel y que se archive una copia en los expedientes correspondientes.
• Organizar y priorizar toda la correspondencia entrante y saliente según su nivel de urgencia, de acuerdo con las políticas y procedimientos del hotel. Gestionar la correspondencia estándar asignada por el Director de Finanzas.
• Coordinar citas, entrevistas y reuniones.
• Preparar toda la documentación y material necesario para las reuniones a las que asista el Director de Finanzas, incluyendo reuniones operativas diarias, comités ejecutivos, reuniones departamentales y reuniones extraordinarias.
• Ayudar al Director de Finanzas en la preparación y presentación de los informes requeridos.
• Coordinar viajes, billetes de avión, visados y reservas de hotel para desplazamientos aprobados del personal, en ausencia del Asistente Personal del Director General y siguiendo las políticas y procedimientos establecidos.
• Gestionar las solicitudes de compra del Departamento de Contabilidad y Finanzas para su aprobación por parte del Director de Finanzas, así como realizar su seguimiento hasta su ejecución.
• Archivar las reclamaciones de seguros médicos de los empleados, controlar los pagos pendientes y conciliar saldos con el departamento contable.
• Registrar todos los cheques recibidos por correo.
• Comprender plenamente y respetar los requisitos de confidencialidad inherentes al puesto.
• Asistir a reuniones y redactar las actas cuando sea necesario.
• Mantener buenas relaciones laborales con compañeros y con el resto de departamentos.
• Colaborar en la mejora de la productividad y la motivación del equipo, manteniendo la disciplina de acuerdo con las políticas y procedimientos del hotel y la legislación vigente.
• Apoyar las tareas administrativas de la Dirección General u otros departamentos cuando sea necesario.
• Colaborar ocasionalmente con el Business Centre del hotel.
• Realizar cualquier otra función razonable asignada por el Director de Finanzas.

Otras funciones

• Presentarse puntualmente al trabajo con el uniforme reglamentario y la acreditación identificativa correspondiente.
• Mantener un alto nivel de higiene personal y una imagen profesional acorde con los estándares del hotel y del departamento.
• Ofrecer un servicio amable, cortés y profesional en todo momento.
• Mantener relaciones de trabajo positivas con compañeros y demás departamentos.
• Leer y comprender el Manual del Embajador del hotel y cumplir las normas internas, especialmente las relacionadas con prevención de incendios, higiene, salud y seguridad.
• Cumplir con toda la legislación local aplicable.
• Adaptarse a los cambios que puedan producirse en el departamento según las necesidades operativas del hotel.
• Mostrar flexibilidad para asumir otras tareas y responsabilidades razonables dentro de sus competencias, incluyendo la reasignación temporal a otros departamentos o áreas cuando sea necesario para atender las necesidades del negocio y de los huéspedes.
• Participar en formaciones y reuniones siempre que sea requerido.