Relevant de la Gouvernante Générale, les responsabilités et les fonctions essentielles du poste comprennent, sans s’y limiter :
Assistance administrative à la Direction Housekeeping
- Assister la Direction dans la gestion administrative quotidienne du département.
- Assurer le suivi et la mise à jour des documents, tableaux de bord et reportings.
- Préparer les supports nécessaires au suivi de l’activité et assurer le classement des documents.
- Suivre les demandes et assurer la circulation des informations entre les différents interlocuteurs
Gestion des Objets Trouvés – Lost & Found
- Assurer le suivi des objets trouvés signalés par les équipes.
- Traiter les demandes clients reçues par e-mail et via la plateforme Peek In.
- Enregistrer, suivre et organiser la restitution ou l’expédition des objets trouvés.
- Veiller au respect des procédures internes.
Plannings, pointage et gestion des équipes
- Participer au suivi des plannings, du pointage et des heures travaillées via Horoqwartz.
- Assister au suivi des congés, absences, arrêts et besoins de remplacement.
- Découvrir les enjeux liés à la gestion des effectifs et à la construction des plannings d’un département important.
Coordination avec les services de l’hôtel
- Assurer le lien administratif entre le Housekeeping et les autres départements.
- Collaborer notamment avec la Réception et les Ressources Humaines sur les sujets liés à l’activité et au personnel.
- Participer au suivi des intégrations et des dossiers administratifs des équipes.
Projets et amélioration de l’organisation
- Participer aux projets ponctuels confiés par la Direction.
- Contribuer à la création et à la mise à jour de procédures et supports internes.
- Participer à l’amélioration des outils et méthodes d’organisation du département
Découverte de l’opérationnel
- Découvrir le fonctionnement quotidien du département Housekeeping.
- Accompagner ponctuellement les équipes sur le terrain afin de mieux comprendre leurs missions et contraintes.
- Apporter un soutien ponctuel lors des périodes de forte activité.
Budget et achats
- Découvrir le suivi budgétaire et les processus d’achats du département.
- Participer au suivi des commandes, fournitures, linge, produits d’entretien et équipements.
- Découvrir les enjeux liés à la gestion des stocks et à l’optimisation des ressources.