Planner/Service admin

Als Planner / Service Admin ben jij een belangrijke schakel tussen onze klanten, servicemonteurs, werkvoorbereiding en interne afdelingen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten bij het inplannen van onderhoudswerkzaamheden en storingen. Daarnaast lever je een belangrijke bijdrage aan de administratieve verwerking van werkorders en ondersteun je de Field Service afdeling in de dagelijkse operatie.
In 2027 stapt onze organisatie over naar een nieuw serviceprogramma. Als Planner / Service Admin ondersteun je deze overgang op het gebied van implementatie en datamigratie. Je wordt vroegtijdig betrokken bij het projectteam, waardoor je de serviceafdeling in korte tijd goed leert kennen en actief kunt bijdragen aan de verdere professionalisering van onze processen.

Het team bestaat uit twaalf servicemonteurs, één werkvoorbereider en één Planner / Service Admin. In deze functie rapporteer je direct aan de Field Service Manager. Daarnaast werk je nauw samen met de supportafdeling van ons Customer Service Team. Storingen komen binnen bij deze afdeling. Zodra een storing is omgezet naar een werkorder, is het aan jou om deze conform de gemaakte afspraken in te plannen, op te volgen en hierover duidelijk te communiceren met alle betrokken partijen.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het plannen, bewaken en bijsturen van servicewerkzaamheden. Je zorgt ervoor dat onze servicemonteurs efficiënt worden ingezet en dat klanten tijdig en duidelijk worden geïnformeerd.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Inplannen van service engineers op basis van beschikbaarheid, kennis, locatie en urgentie.
• Coördineren van preventief en correctief onderhoud.
• Beoordelen van storingsmeldingen en bepalen van de juiste prioriteit.
• Afstemmen van werkzaamheden met klanten, leveranciers en interne afdelingen.
• Bewaken van responstijden, contractafspraken en servicelevels.
• Bijsturen van de planning bij spoedklussen, uitloop of afwezigheid van monteurs.
•  

Naast de planning ondersteun je de Field Service afdeling met diverse administratieve werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat werkorders volledig, correct en tijdig worden verwerkt.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Verwerken en controleren van servicebonnen.
• Bijhouden van klantgegevens, installatiegegevens en contractinformatie.
• Ondersteunen bij het opstellen van offertes voor servicewerkzaamheden of onderdelen.
• Verwerken van uren, materialen en reisgegevens.
• Voorbereiden van facturatie richting de administratie.
• Archiveren van rapportages, meetgegevens en onderhoudsdocumenten.

Je ondersteunt onze servicemonteurs zodat zij goed voorbereid op pad gaan en hun werkzaamheden efficiënt kunnen uitvoeren. Hierbij moet je denken aan:

• Verstrekken van planning, klantinformatie en technische documentatie (met ondersteuning van de support afdeling).
• Zorgen dat engineers over de juiste werkbonnen en informatie beschikken.
• Afstemmen van wijzigingen in de planning.
• Verwerken van terugkoppeling vanuit de buitendienst.
• Signaleren van knelpunten in capaciteit, materiaalbeschikbaarheid of klantafspraken.