Kierownik ds. Kontraktowych odpowiada za wzmacnianie dyscypliny kontraktowej i komercyjnej w projektach realizowanych przez Egis Polska. Stanowisko wspiera Kierownika Projektu / Dyrektora Projektu w zarządzaniu zobowiązaniami kontraktowymi, powiadomieniami formalnymi, zarządzaniu zmianami, poleceniami zmian (Variation Orders), roszczeniami, korespondencją kontraktową oraz ryzykami komercyjnymi.
Rola może również wspierać etapy przygotowania ofert i mobilizacji projektu, w tym:
- przegląd ryzyk kontraktowych w fazie P1,
- identyfikację kluczowych ryzyk kontraktowych i komercyjnych,
- ocenę ich wpływu na wycenę oraz rezerwy na ryzyko,
- przekazanie projektu z fazy P1 do P2.
Kierownik ds. Kontraktowych jest częścią zespołu projektowego i raportuje do Kierownika Projektu / Dyrektora Projektu. Współpracuje ściśle z działami Prawnym, Finansów / Kontroli Projektów, zespołami technicznymi oraz Grupowym Zarządzaniem Kontraktami. Dział Prawny pozostaje odpowiedzialny za formalne doradztwo prawne, spory i reprezentację prawną.Zakres zaangażowania zależy od wielkości i poziomu ryzyka projektu. Menedżer Kontraktu może być dedykowany jednemu dużemu lub wysokiego ryzyka projektowi albo wspierać kilka mniejszych projektów.
Kluczowe obowiązki
1. Administracja kontraktem i wsparcie projektu
- Wsparcie bieżącej administracji kontraktowej na przypisanych projektach.
- Monitorowanie kluczowych zobowiązań kontraktowych, terminów oraz wymogów dotyczących powiadomień.
- Prowadzenie rejestrów kontraktowych, ewidencji powiadomień oraz rejestrów roszczeń i zmian.
- Wspieranie Kierownika Projektu / Dyrektora Projektu w zarządzaniu ryzykami kontraktowymi i działaniami naprawczymi.
- Wspieranie wdrażania i monitorowania planów ograniczających ryzyko lub planów naprawczych w projektach krytycznych.
2. Zarządzanie kontraktem, zmianami i roszczeniami
Wsparcie zespołów projektowych w skutecznym i proaktywnym wdrażaniu oraz zapewnieniu prawidłowego przebiegu procesów dotyczących:
- poleceń zmian (Variation Orders),
- roszczeń,
- powiadomień formalnych,
- zarządzania zmianą,
- dokumentacji i korespondencji kontraktowej.
Dodatkowo:
- Identyfikowanie potencjalnych uprawnień kontraktowych wynikających ze zmian zakresu, uwag klienta, opóźnień lub dodatkowych wymagań.
- Wspieranie przygotowania roszczeń oraz strategii kontraktowej wspólnie z kierownikami projektów i zespołami prawnymi.
- Monitorowanie statusu i postępów kluczowych procesów związanych ze zmianami i roszczeniami.
- Zwiększanie praktycznej świadomości kontraktowej w zespołach projektowych.
3. Kontrola projektu i przejrzystość finansowa
- Wsparcie dyskusji dotyczących EAC (Estimate at Completion) i ETC (Estimate to Complete) poprzez dostarczanie danych kontraktowych i komercyjnych.
- Wczesna identyfikacja ryzyk związanych z marżą, kosztami i opóźnieniami wynikającymi ze zdarzeń kontraktowych.
- Zapewnienie, że zmiany, roszczenia i ryzyka kontraktowe są uwzględniane w raportowaniu oraz prognozach projektowych.
4. Wsparcie ofertowe, P1 i przekazanie projektu
- Wsparcie przeglądu ryzyk kontraktowych i komercyjnych podczas fazy P1.
- Identyfikacja kluczowych ryzyk kontraktowych oraz ich wpływu na wycenę, rezerwy na ryzyko i założenia realizacyjne.
- Wyjaśnianie kluczowych zobowiązań, odpowiedzialności, kar umownych, mechanizmów zmian oraz możliwości zgłaszania roszczeń i zmian.
- Wsparcie uporządkowanego przekazania projektu z fazy P1 do P2, obejmującego ryzyka, założenia, obowiązki i decyzje komercyjne.
- Koordynacja z Grupowym Zarządzaniem Kontraktami w przypadku konieczności uzyskania wytycznych lub eskalacji na poziomie Grupy.
5. Raportowanie, eskalacja i wyciąganie wniosków
- Zapewnienie Kierownikowi Projektu / Dyrektorowi Projektu pełnej widoczności ryzyk kontraktowych, roszczeń, zmian i niezbędnych działań.
- Eskalowanie istotnych ryzyk kontraktowych, przekroczonych terminów lub niewystarczających dowodów.
- Identyfikowanie powtarzających się problemów związanych z zarządzaniem kontraktami oraz wyciąganie wniosków na przyszłość.
- Wspieranie ciągłego doskonalenia praktyk zarządzania kontraktami.
Zakres odpowiedzialności
Zarządzanie kontraktami powinno stanowić standardowy element realizacji projektów w Egis Polska.
Poziom zaangażowania zależy od wielkości, złożoności i ryzyka kontraktowego projektu:
- Dedykowany Menedżer Kontraktu – dla dużych, złożonych lub wysokiego ryzyka projektów.
- Współdzielony Menedżer Kontraktu – dla projektów średniej wielkości lub mniej złożonych.
- Okresowy przegląd kontraktowy – dla małych lub niskiego ryzyka projektów.
Jeden Kierownik ds. Kontraktowych może wspierać jeden duży projekt albo portfolio kilku mniejszych projektów.
Pozycja w organizacji
Menedżer Kontraktu jest częścią organizacji realizującej projekty i raportuje do Kierownika Projektu / Dyrektora Projektu.
Ściśle współpracuje z działem prawnym, finansami i kontrolą projektów, zespołami technicznymi, kierownictwem CPC oraz Grupowym Zarządzaniem Kontraktami.
Odpowiada za praktyczne zarządzanie kontraktami i dyscyplinę komercyjną w projektach. Dział prawny pozostaje odpowiedzialny za formalne doradztwo prawne, spory, postępowania sądowe, opinie prawne i nadzór prawny.
Role description
The Contract Manager is a project delivery role responsible for strengthening contractual and commercial discipline across Egis Poland projects.
The role supports the Project Manager / Project Director in managing contract obligations, notices, change management, variation orders, claims, contractual correspondence and commercial risks. The role may also support the bid and mobilisation stages, including P1 contractual risk review, identification of key contractual and commercial risks, assessment of their impact on pricing and risk allowances, and handover from P1 to P2.
The Contract Manager is embedded in the project team and reports to the Project Manager / Project Director. The role works closely with Legal, Finance / Project Controls, technical teams and Corporate Contract Management. Legal remains responsible for formal legal advice, disputes and legal representation.
The level of involvement depends on project size and risk. A Contract Manager may be dedicated to one major or high-risk project, or may support several smaller projects.
Key responsibilities
1. Contract Administration & Project Support
- Support day-to-day contract administration on assigned projects.
- Monitor key contractual obligations, deadlines and notice requirements.
- Maintain contract registers, notice trackers and claim / variation trackers.
- Support the PM / PD in managing contractual risks and required actions.
- Support implementation and follow-up of mitigation or recovery plans on critical projects
2. Contract Management, VO & Claims Support
- Support project teams in effectively and proactively implementing the following, and ensuring correct contractual processes are followed in a timely manner:
- variation orders,
- claims,
- notices,
- change management,
- contractual documentation and correspondence
- Identify potential contractual entitlement linked to scope changes, client comments, delays or additional requirements
- Support preparation of claims and contractual strategy together with PMs and legal teams
- Monitor status and progress of key VO and claims processes
- Improve practical contractual awareness within project teams
3. Project Controls & Financial Visibility
- Support EAC / ETC discussions by providing contractual and commercial input.
- Support early identification of margin, delay and cost risks linked to contractual events.
- Ensure VO, claims and contractual risks are reflected in project reporting and forecasts.
4. Bid, P1 and handover support
- Support contractual and commercial risk review during P1, where required.
- Identify key contractual risks and their impact on pricing, risk allowances and delivery assumptions.
- Clarify key obligations, liabilities, penalties, change mechanisms and claim / VO opportunities.
- Support structured handover from P1 to P2, including key risks, assumptions, obligations and commercial decisions.
- Coordinate with Corporate Contract Management where Group guidance or escalation is required.
5. Reporting, Escalation & Lessons Learned
- Provide the PM / PD with visibility on contractual risks, VO, claims and required actions.
- Escalate material contractual risks, missed deadlines or weak evidence.
- Highlight recurring contract management issues and lessons learned.
- Support continuous improvement of contract management practices.
Scope
Contract Management should be part of standard project delivery in Egis Poland.
The level of involvement depends on project size, complexity and contractual risk:
- Dedicated Contract Manager for major, complex or high-risk projects.
- Shared Contract Manager for medium or less complex projects.
- Periodic contract management review