Sous la responsabilité de votre tuteur, vous vous épanouirez au quotidien dans les activités du département, à savoir :
- Vous accompagnerez la Directrice et les membres de l’équipe dans leurs tâches quotidiennes
- Vous assisterez les Responsables Evénements dans leurs missions quotidiennes : production et distribution de documents tels que lettres contrats aux clients, courriers divers, organisation des demandes de kits et rédaction des cartes V.I.P, etc.
- Vous distribuerez des feuilles de garanties
- Vous préparerez des brochures pré-conférence, cartes nominatives pour les clients attendus et des rapports "post-conventions"
- Vous vous chargerez de l'affichage des événements de la journée
- Vous serez initié(e) au logiciel Sales & Catering
- Vous bloquerez les réunions internes
- Vous maintiendrez les espaces demandés par les clients
- Vous établirez les rapports hebdomadaires et journaliers pour statistiques
- Vous produirez des BEO en s'assurant qu'ils soient aux normes et complets dans le système
- Vous vous chargerez de la gestion administrative : ventilation du courrier, distribution rapide des changements de dernières minutes aux départements concernés, communication interne, mailings, etc.
- Vous participerez à la distribution des révisions "post As / Daily event Postings"
- Vous assisterez et coordonnerez tous les détails avec le Responsable Evénements lorsque le groupe est présent à l'hôtel
- Vous participerez aux réunions et aux formations dispensées par l'hôtel