Als Administrative Assistant PTNAI & Site Services (m/w/d) bieten Sie wesentliche Unterstützung für die Bereiche Prozesstechnologie und Standortdienste in Münchwilen. Als wichtige Schnittstelle stellen Sie mit Ihrer administrativen Expertise einen reibungslosen Ablauf der vielfältigen Prozesse sicher. In dieser zentralen Position sind Sie eine verlässliche Unterstützung für das gesamte Team und übernehmen folgende Kernaufgaben:
Verantwortlichkeiten:
- Zentrale Anlaufstelle und Leitung der administrativen Abläufe der Prozesstechnologie-Abteilung (Dokumentation, Meetings, Quartalsberichte) sowie Vertretung für andere administrative Funktionen
- Verwaltung von Ressourcenplanungstools und Datenbanken; Mitwirkung bei Organisationsgestaltung und Projektplanung, sowie Prozessoptimierung
- Unterstützung HR-administrativer Prozesse (Recruiting, Onboarding, Mitarbeiterdokumentation) in Abstimmung mit HR
- Koordination der Meetingkalender und Terminplanung für Abteilungs-, bereichsübergreifende und Führungsteam-Meetings
- Pflege von Intranet und digitalen Datenspeichersystemen zur Sicherstellung der Informationsqualität
- Betreuung von Finanz- und Beschaffungsprozessen (Zeiterfassung, Reisekosten, Zahlungen, Bestellungen)
- Unterstützung der HSE-Abteilung bei Performance-Tracking und Dokumentenmanagement
- Unterstützung der Projektingenieurteams durch Pflege von CAPEX-Projekt-Dashboards