Office Manager/ka
Miejsce pracy: Warszawa (praca stacjonarna)
Raportuje do: Operations Director
Zakres obowiązków
Organizacja i zapewnienie efektywnego funkcjonowania biura
Odpowiedzialność za sprawne, profesjonalne działanie biura w dynamicznym i szybko zmieniającym się środowisku.
Zarządzanie codziennymi operacjami administracyjnymi, w tym obiegiem dokumentów, korespondencją, dostawami oraz współpracą z usługodawcami.
Nadzór nad przestrzenią biurową, w tym współpraca z administracją budynku, serwisami technicznymi i dostawcami usług.
Dbałość o wysoki standard środowiska pracy, komfort pracowników oraz pozytywne doświadczenia gości.
Zarządzanie zespołem i współpraca wewnętrzna
Koordynacja pracy Office Assistant oraz zapewnienie efektywnego przepływu informacji w zespole.
Ścisła współpraca z działami Operacji, HR, Finance, Compliance, Sales, IT oraz zespołami globalnymi.
Współpraca z koordynatorami biur w innych lokalizacjach w Polsce.
Zarządzanie flotą i współpraca z firmą zewnętrzną
Koordynacja komunikacji i współpracy z firmą zewnętrzną odpowiedzialną za obsługę floty samochodowej.
Monitorowanie umów, zgłoszeń, serwisów, odbiorów i zwrotów pojazdów.
Wsparcie pracowników w zakresie użytkowania samochodów służbowych oraz nadzór nad zgodnością procesów flotowych.
Procesy administracyjne i operacyjne
Tworzenie, optymalizacja i wdrażanie procedur biurowych oraz administracyjnych.
Zarządzanie budżetem biura, kontrola kosztów oraz rozliczenia z dostawcami.
Organizacja wydarzeń firmowych oraz wsparcie działań operacyjnych.
Uczestnictwo w odprawach celnych.