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Job Description
Título: Workplace Coordinator.
Departamento: Workplace Management / Facilities.
Reporta a: Workplace Manager / Facilities Manager.
El Workplace Coordinator es responsable de garantizar el funcionamiento óptimo de las oficinas, gestionando presupuestos, proveedores, instalaciones y servicios para crear un ambiente de trabajo seguro, funcional y eficiente. Esta posición requiere excelentes habilidades organizativas y de comunicación para coordinar múltiples aspectos operativos mientras mantiene un enfoque constante en la experiencia del colaborador y visitante.
Gestión Financiera y Administrativa.
Administrar y controlar el presupuesto operativo de las oficinas, asegurando el uso eficiente de recursos.
Elaborar y analizar reportes financieros y de gastos utilizando Excel avanzado.
Solicitar, evaluar y negociar cotizaciones con proveedores de servicios.
Mantener registros actualizados de contratos, facturas y documentación administrativa.
Gestión de Flotilla Vehicular.
Administrar la flotilla de vehículos de la empresa asignada principalmente a directores.
Dar seguimiento puntual a pagos de prediales, tenencias y otros impuestos vehiculares.
Coordinar y supervisar el programa de mantenimientos preventivos y correctivos de los automóviles.
Gestionar el proceso de adquisición de vehículos nuevos, desde la evaluación de necesidades hasta la compra.
Solicitar, evaluar y dar seguimiento a cotizaciones de servicios automotrices, seguros y refacciones.
Administrar pagos relacionados con la flotilla, asegurando cumplimiento de fechas límite y presupuesto.
Mantener registros actualizados de documentación vehicular, pólizas de seguro y bitácoras de mantenimiento.
Gestión de Proveedores y Servicios.
Establecer y mantener relaciones profesionales con proveedores clave.
Supervisar el desempeño de personal de limpieza y técnicos de mantenimiento.
Coordinar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones.
Negociar contratos y condiciones comerciales con proveedores.
Operaciones y Mantenimiento.
Realizar inspecciones regulares de las instalaciones para identificar necesidades de mantenimiento.
Gestionar solicitudes de servicio y dar seguimiento puntual hasta su resolución.
Asegurar el cumplimiento de normas de seguridad, salud ocupacional y regulaciones aplicables.
Actuar con objetividad y rapidez ante situaciones de emergencia, implementando protocolos establecidos.
Experiencia del Colaborador y Visitante
Garantizar que las instalaciones cumplan con altos estándares de presentación y funcionalidad.
Identificar oportunidades de mejora continua en servicios y espacios de trabajo.
Coordinar y ejecutar eventos corporativos ocasionales según necesidades del negocio.
Atender solicitudes y resolver inquietudes con orientación al servicio al cliente.
Educación y Experiencia
Licenciatura en Administración, Ingeniería Industrial, Arquitectura o carrera afín.
Mínimo 2-3 años de experiencia en gestión de instalaciones, administración de oficinas o posición similar.
Experiencia comprobable en manejo de presupuestos y relación con proveedores.
Experiencia en administración de flotillas vehiculares (deseable).
Conocimientos Técnicos
Dominio avanzado de Microsoft Excel (tablas dinámicas, fórmulas complejas, análisis de datos).
Manejo de herramientas de organización de Microsoft Office:
OneNote: Para documentación, notas de reuniones y gestión de información.
Planner: Para administración de proyectos y asignación de tareas.
To Do: Para seguimiento de actividades diarias y recordatorios.
Inglés intermedio: Capacidad para leer, escribir y comunicarse efectivamente en inglés para interactuar con proveedores, clientes, visitas, colaboradores internacionales.
Familiaridad con normas de seguridad ocupacional y protocolos de emergencia.
Conocimientos básicos de mantenimiento de instalaciones y vehículos.
Conocimiento de obligaciones fiscales vehiculares (predial, tenencias, verificaciones).
Competencias Clave