Sous l’autorité et la supervision du Directeur exécutif de l’ARCC, le/la Directeur(trice) de l’Administration et des Finances (DAF) assure le leadership et la gestion des principaux secteurs techniques relevant de son domaine de compétence, essentiels à l’accomplissement du mandat de l’ARCC.
Le/la DAF est chargé(e) d’interpréter les orientations stratégiques et les directives politiques, ainsi que de définir, planifier et piloter les objectifs et résultats attendus en vue de la réalisation du mandat de l’Agence et, plus largement, de la CEDEAO. Il/elle veille au strict respect des politiques, règlements et procédures de la CEDEAO dans tous les domaines relevant de sa responsabilité.
Il/elle conçoit, formule et met en œuvre un cadre intégré de politiques administratives, financières et de gestion des ressources humaines, afin de garantir l’efficacité opérationnelle de l’ARCC dans l’exécution de sa mission.
Il/elle assure la coordination et la supervision des activités financières, administratives et de gestion des ressources humaines de l’Agence. À ce titre, il/elle fournit des orientations stratégiques pour la préparation, l’exécution, le suivi et le rapport du budget annuel, et veille au respect rigoureux des allocations budgétaires ainsi qu’au contrôle interne de leur utilisation.
Le/la DAF fournit des conseils techniques à l’ensemble des directions et du personnel sur toutes les questions financières, administratives et de ressources humaines. Il/elle garantit également la sécurité du personnel et des biens à travers une gestion efficiente des fonctions administratives, notamment la gestion des infrastructures, des ressources humaines, ainsi que des services informatiques et de sécurité.
Enfin, il/elle élabore et met en œuvre une vision stratégique et des plans d’action pour sa direction, en cohérence avec les objectifs institutionnels de l’Agence et de la CEDEAO.
Rôle Et Responsabilités
- Diriger les activités du personnel professionnel et du personnel d’appui de la Direction. Il / elle doit user de toutes ses compétences en gestion pour veiller à ce que ces derniers travaillent de manière efficace et efficiente et fournissent les résultats attendus avec un niveau de qualité satisfaisant et dans les délais impartis ;
- Planifier les buts, les objectifs, les activités et le budget annuels en lien avec les plans généraux de l’ARCC, mesurer et contrôler la réalisation des objectifs, négocier les ajustements appropriés à apporter aux objectifs et budgets ;
- Mettre en œuvre au sein de la Direction une budgétisation axée sur les performances. Organiser la Direction de manière efficace, avec des liens hiérarchiques claires, une bureaucratie minimale et une délégation optimale des pouvoirs ;
- Assurer une gestion efficace et efficiente des ressources financières mises à la disposition de l’Agence ;
- Travailler avec les directions pertinentes pour garantir la fourniture de services efficaces et efficients, notamment en matière de recrutement, de mise en pratique des décisions sur les performances, de promotions et de questions connexes ;
- Établir des normes de travail et mettre en place des mécanismes permettant de contrôler le rendement du personnel, et veiller au respect des normes et des délais sans pour autant compromettre la qualité du travail ;
- Gérer le système de définition des plans et des normes de performance individuels à l’aide des systèmes de planification et d’évaluation des performances disponibles ;
- Fournir régulièrement et en temps opportun des retours d’information sur les performances aux subordonnés directs ;
- Participer activement au développement du personnel afin de garantir que les compétences acquises correspondent aux plans, aux objectifs et aux structures existants ;
- Guider, superviser, encadrer et former le personnel de la Direction, et fournir un appui technique à toutes les autres directions ainsi qu’à l’ensemble du personnel en matière d’administration, de finances et de ressources humaines. Prodiguer également des conseils pour la préparation du budget annuel de l’Agence ;
- Coordonner la gestion administrative et financière de l’Agence, sous le leadership du Directeur exécutif et conformément aux règles et règlements de la CEDEAO ;
- Coordonner la préparation du projet de budget et du budget annuel définitif de l’Agence ;
- Coordonner les différentes tâches et responsabilités administratives liées aux ressources humaines, aux finances, à la passation des marchés, aux technologies de l’information, à la gestion des installations et aux transports, aux assurances, ainsi qu’à l’administration et aux services généraux, sous l’autorité du Directeur exécutif et conformément aux règlements pertinents ;
- Veiller au respect du Règlement financier et du Règlement du personnel de la CEDEAO, du Code des marchés publics révisé ainsi que de toutes les autres politiques et réglementations pertinentes ;
- Gérer, contrôler et justifier l’utilisation des comptes de l’Agence (tous les comptes bancaires ne peuvent être utilisés qu’avec l’autorisation préalable du Directeur exécutif et doivent être au nom de l’Agence) ;
- Assumer seul(e), aux plans administratif et juridique, la responsabilité de tous les fonds, avoirs et chéquiers placés sous le contrôle du Directeur exécutif ;
- Assumer la responsabilité financière de toutes les opérations de l’ARCC et être également chargé(e) de la conservation des registres comptables de l’Agence ;
- Cosigner tous les chèques tirés sur les comptes bancaires de l’ARCC ;
- Tenir les registres de tous les fonds et actifs sous la forme approuvée par le Règlement financier de la CEDEAO ;
- Veiller à la préparation des rapports de gestion périodiques, conformément au Règlement financier de la CEDEAO ;
- Assurer la préparation des états financiers annuels ;
- Veiller à l’audit annuel des états financiers ;
- Assurer la mise en place d’une solide politique de gestion des ressources humaines ;
- Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le chef de l’institution.