DESCRIÇÃO DA FUNÇÃO
Sob a autoridade e supervisão do Diretor Executivo da ARCC, o Diretor de Administração e Finanças DAF assegura a liderança e a gestão dos principais setores das atividades técnicas no âmbito das suas áreas de responsabilidade, as quais são substancialmente relevantes para o cumprimento do mandato da ARCC.
O DAF será responsável por interpretar as orientações estratégicas e diretrizes políticas gerais, bem como por desenvolver e gerir metas e objetivos destinados ao cumprimento do mandato da Agência e da CEDEAO em geral. Deverá assegurar o estrito cumprimento das Políticas e Regulamentos da CEDEAO aplicáveis às áreas sob sua responsabilidade.
O DAF será responsável pela conceção, formulação e implementação de um quadro integrado de políticas administrativas, financeiras e de recursos humanos, com vista a permitir que a ARCC cumpra a sua missão.
Será responsável pela coordenação das atividades financeiras, administrativas e de recursos humanos da Agência. Prestará orientação na preparação, implementação, monitorização e elaboração de relatórios sobre o orçamento anual da Agência, assegurando o rigoroso cumprimento orçamental e acompanhando a utilização de todas as dotações orçamentais.
Prestar assessoria técnica às demais Direções e ao pessoal em matérias financeiras, administrativas e de recursos humanos. Garantir a segurança do pessoal e dos bens através de uma gestão eficaz da Direção de Administração, que abrange a gestão de instalações, Recursos Humanos, Tecnologias de Informação e serviços de segurança. Conceber uma visão estratégica e definir estratégias para a sua Direção, diretamente alinhadas com os objetivos e metas da Instituição.
Funções e Responsabilidades
- Dirigir as atividades do pessoal da Direção, incluindo o pessoal profissional e o pessoal de serviços gerais. Deverá recorrer a um conjunto diversificado de competências de gestão para assegurar que o pessoal da Direção desempenha as suas funções de forma eficiente e eficaz, garantindo a produção regular dos resultados esperados com a qualidade adequada e dentro dos prazos estabelecidos.
- Planear metas, objetivos, atividades e orçamento anuais, alinhados com o plano global da ARCC; medir e acompanhar o grau de realização das metas; negociar os ajustamentos adequados às metas e ao orçamento.
- Assegurar a implementação de um modelo de orçamentação orientado para o desempenho no seio da Direção. Estruturar a Direção de forma eficiente, garantindo linhas de responsabilidade claramente definidas, minimização da burocracia e delegação adequada de competências.
- Garantir uma gestão eficaz e eficiente dos recursos financeiros disponibilizados à Agência.
- Trabalhar em articulação com as Direções competentes para assegurar a prestação de serviços eficientes e eficazes, designadamente no que respeita ao recrutamento, à execução de decisões relativas ao desempenho, às promoções e a matérias conexas.
- Definir padrões de desempenho e criar mecanismos de monitorização da produção do pessoal, assegurando a manutenção desses padrões e o cumprimento dos prazos, sem comprometer a qualidade do trabalho.
- Gerir o sistema de definição de planos e padrões individuais de desempenho, através dos sistemas de Planeamento e Avaliação de Desempenho disponíveis.
- Prestar feedback regular e atempado sobre o desempenho ao pessoal sob sua supervisão direta.
- Envolver-se ativamente no desenvolvimento do pessoal, assegurando o reforço de competências alinhadas com os planos, metas e estruturas existentes.
- Orientar, supervisionar e acompanhar o pessoal da Direção, prestando igualmente apoio técnico às demais Direções e ao pessoal nas áreas de Administração, Finanças e Recursos Humanos. Deverá ainda fornecer orientação na preparação do orçamento anual da Agência.
- Coordenar a gestão administrativa e financeira da Agência, sob a liderança do Diretor Executivo e em conformidade com as Regras e Regulamentos da CEDEAO.
- Coordenar a elaboração do projeto e da versão final do Orçamento Anual da Agência.
- Coordenar as diversas funções e responsabilidades administrativas relacionadas com Recursos Humanos, Finanças, Aquisições, Tecnologias de Informação, Gestão de Instalações e Transportes, Seguros e Administração e Serviços Gerais, sob a autoridade do Diretor Executivo e nos termos das disposições previstas nos regulamentos aplicáveis.
- Assegurar o cumprimento dos Regulamentos Financeiros da CEDEAO, do Estatuto do Pessoal, do Código de Contratação revisto e de todas as demais Políticas e Regulamentos aplicáveis.
- Gerir, monitorizar e justificar a utilização das contas da Agência. (Todas as contas bancárias deverão ser movimentadas apenas mediante autorização prévia do Diretor Executivo e deverão estar em nome da Agência).
- Assumirá, de forma exclusiva, responsabilidade administrativa e legal por todos os fundos, ativos e livros de cheques colocados sob a autoridade do Diretor Executivo.
- Ser financeiramente responsável por todas as operações da ARCC, bem como pela guarda e conservação segura dos registos contabilísticos da Agência.
- Coassinar todos os cheques emitidos sobre as contas bancárias da ARCC.
- Manter o registo de todos os fundos e ativos, na forma aprovada pelos Regulamentos Financeiros da CEDEAO.
- Assegurar a elaboração de relatórios periódicos de gestão, conforme previsto nos Regulamentos Financeiros da CEDEAO.
- Assegurar a elaboração das Demonstrações Financeiras Anuais
- Garantir a realização da Auditoria Anual às Demonstrações Financeiras
- Assegurar o estabelecimento de uma Política sólida de Gestão de Recursos Humanos.
- Executar quaisquer outras funções que lhe sejam atribuídas pelo Chefe da Instituição.