Síntese da Função
Sob a supervisão do Escrivão-Chefe Adjunto, o Escrivão Gestão de Processos Judiciais e de Casos é responsável pela coordenação, supervisão, acompanhamento e pelas atividades da Divisão de Gestão de Processos Judiciais e de Casos. Assegura a eficácia do processo de gestão dos processos, desempenhando simultaneamente funções de supervisão direta do Escrivão-adjunto e de supervisão secundária dos Escrivães-adjuntos - Oficiais de Diligências, escriturários responsáveis pelo docket e pela reprodução.
Funções e Responsabilidades:
- Supervisionar, acompanhar e coordenar as atividades das secções e unidades da Divisão sob a autoridade do Escrivão Chefe Adjunto.
- Desempenhar funções de gestão de processos sob a supervisão direta do Escrivão-Chefe Adjunto.
- Responsável pela elaboração do rol geral de causas em conformidade com as instruções dos juízes, do Escrivão Chefe e do Escrivão Chefe Adjunto.
- Supervisionar a verificação de novos pedidos, receção, processamento, transmissão e atendimento de todos os pedidos apresentados na Secretaria.
- Supervisionar a notificação de todos os processos judiciais aos juízes, às partes, aos advogados, aos tradutores e à divisão de investigação e assegurar a tradução dos processos judiciais.
- Preparar as audiências do Tribunal em conformidade com os protocolos, os regulamentos, as instruções ao Escrivão Chefe e as Instruções Práticas do Tribunal, sob a supervisão do Escrivão Chefe Adjunto.
- Registar um resumo das diligências no livro de registos durante a sessão do Tribunal e preparar a ata das diligências.
- Assistir às audiências do Tribunal, podendo representar o Escrivão Chefe.
- Auxiliar o Escrivão Chefe do Tribunal no cumprimento das suas funções.
- Realiza quaisquer outras tarefas relacionadas que possam ser atribuídas pelo Juiz Relator, Escrivão Chefe ou pelo Escrivão Chefe Adjunto.
PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS DA CEDEAO
- Capacidade de liderar programas e projetos atribuídos, fornecendo a perícia de gestão e operacional, necessária para o cumprimento do mandato da organização (por exemplo, estabelecer redes e referências).
- Capacidade de liderar pelo exemplo e organizar o trabalho de equipa para incentivar a cooperação para alcançar resultados esperados, defender e criar ímpeto para a mudança e trazer o afinco dos funcionários; Criar e implementar controlos internos para programas piloto para gerir potenciais barreiras à implementação.
- Excelentes habilidades de gestão pessoal, demonstrando ética e integridade, confidencialidade e o devido respeito dos controles internos de regras, delegações e transparência.
- Capacidade de reunir competências/conhecimentos complementares, avaliar contribuições individuais e reconhecer/abordar realizações e deficiências de forma a trazer sucesso contínuo à organização.
- Conhecimento de gestão de programas ao nível normalmente adquirido a partir de uma certificação em gestão de programas (por exemplo, Gestão de Programas de Sucesso (MSP) ou PgMP Profissional de Gestão de Programas).
- Capacidade de pesquisar sobre pontos de referência e tendências para trazer as melhores recomendações para a criação e melhoria de programas/projetos que melhor sirvam a comunidade/organização.
- Habilidades interpessoais e de interações bem desenvolvidas para buscar retornos de, informações e dados de uma rede de profissionais de vários países/setores/organizações e para identificar e priorizar os requisitos mais críticos da comunidade.
- Capacidade de gerir e coordenar iniciativas de gestão de clientes e fazer recomendações.
- Capacidade de desenvolver e implementar as melhores práticas nos serviços ao cliente (por exemplo, painéis, gestão de incentivos, mecanismos de retorno de informação).
- Capacidade de desenvolver e implementar planos, programas e iniciativas de gestão das partes interessadas para obter adesão a novas iniciativas, compreender melhor as opiniões divergentes, obter recursos e aumentar a perceção de sucesso.
- Capacidade de ser diplomático, tático e respeitoso com outras pessoas de diversas origens, com diferentes visões culturais, sobretudo na África Ocidental, com a capacidade de converter a diversidade em oportunidades para melhorar os resultados do programa/operacionais.
- Capacidade de criar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficia de diversos pontos fortes reunindo práticas inovadoras.
- Capacidade de demonstrar objetividade nas apreciações, avaliações e gestão de conflitos, independentemente das diferenças culturais/posições, diferenças de género, e incentivar colaboradores a superar preconceitos e diferenças culturais e de género.
- Capacidade de servir os interesses de equipas/organizações/comunidades e povos culturalmente diversos e pessoas com deficiência sem preconceitos e diferenças ou preferências.
- Compreensão da estrutura organizacional da CEDEAO, dinâmicas conexas e expectativas necessárias para colaborar, participar, contribuir e liderar de forma eficaz.
- Conhecimento do mandato da CEDEAO, plano estratégico/prioridades, assim como da situação económica, política e social e tendências nos Estados membros, no que diz respeito à sua própria área de atividade.
- Conhecimento das melhores práticas da CEDEAO, abordagens de gestão de programas e técnicas de investigação para liderar e/ou contribuir para o desenvolvimento ou avaliação de programas, projetos ou iniciativas.
- Conhecimento profundo das regras e procedimentos da CEDEAO, a fim de interpretar e aplicar adequadamente as diretivas, fornecer conselhos técnicos, orientar os colaboradores e avaliar os desempenhos.
- Capacidade de analisar uma situação por meio de indicadores para avaliar os custos, benefícios, riscos e chances de sucesso, na tomada de decisões.
- Capacidade de reunir informações de diferentes fontes para identificar a causa dos problemas, as consequências de causas alternativas de ação, os obstáculos potenciais e as formas de evitar o problema no futuro.
- Capacidade de decompor situações/informações muito complexas em termos simples para explicar recomendações e conclusões destinadas a resolver problemas ou melhorar operações/programas/projetos.
- Capacidade de desenvolver novas perspetivas sobre situações, aplicar soluções inovadoras a problemas e conceber novos métodos de abordagem de problemas ou ruptura quando os métodos e procedimentos estabelecidos são inaplicáveis ou obsoletos.
- Proficiência em francês e inglês oral e escrito.
- Capacidade de comunicar com impacto, de forma clara, concisa, sucinta e organizada, transmitindo credibilidade e confiança ao fazer apresentações, definir expectativas e explicar questões complexas.
- Capacidade de escuta e de interpretação correta das mensagens dos outros, e de responder adequadamente.
- Habilidades e técnicas de redação (por exemplo, propostas, termos de referência, avaliações de programas, planos, processos empresariais) com boas capacidades de edição.
- Capacidade de dar opiniões francas, reconhecer, abordar as deficiências e motivar os colaboradores diretos a trabalhar com o máximo de empenho.
- Fluência em expressões orais e escritas numa das línguas oficiais da CEDEAO (inglês, francês e português).
- Habilidades de organização e de gestão de projetos/programas com experiência significativa na identificação de cronogramas, metas, custos e recursos necessários para obter resultados operacionais/programas/projetos.
- Capacidade de definir metas e objetivos eficazes para si mesmo, para os outros e para a divisão e ajustar as prioridades do trabalho ou do projeto em resposta às circunstâncias em evolução.
- Capacidade de identificar lacunas que afetam o cumprimento das expectativas do programa/projeto e de conceber e implementar planos de intervenção necessários para construir a capacidade desejada (por exemplo, formação, realinhamento estrutural, parcerias, reafetação de recursos).
- Capacidade implementar práticas rigorosas de seguimento e avaliação e para estabelecer calendários de apresentação de relatórios regulares relevantes para obter os principais resultados.
- Capacidade de planificar, organizar, controlar recursos e respeitar políticas, procedimentos e protocolos para atingir objetivos específicos.