Job Title
Office Manager
Job Description Summary
Cushman & Wakefield heeft meerdere kantoren in Nederland, waarvan Amsterdam en Utrecht de grootste zijn. Je werkt vanuit ons kantoor in Amsterdam, waar een belangrijk deel van de administratieve en operationele processen samenkomt. Je richt je primair op Amsterdam, en ondersteunt daarnaast bij het stroomlijnen van processen voor de andere locaties.
Het Office Management-team bestaat uit de Head of Operations, Office Support en deze rol. Waar Office Support zich vooral richt op de dagelijkse uitvoering van facilitaire en operationele werkzaamheden, ben jij verantwoordelijk voor het bewaken, structureren en verbeteren van de processen en afspraken die daaronder liggen.
Job Description
Neem jij graag eigenaarschap over administratieve en operationele stromen, en zorg je ervoor dat alles achter de schermen klopt én blijft draaien? Dan is deze rol iets voor jou.
Voor ons Office Management-team zoeken we een Office Operations Manager die verantwoordelijk is voor zowel de administratieve keten (o.a. facturatie, contractbeheer, onboarding/offboarding) als de operationele aansturing van het kantoor (o.a. receptie en facilitaire partners). Je bent de verbindende schakel tussen Office Management, Finance en IT en zorgt dat collega’s kunnen vertrouwen op een professioneel georganiseerde werkomgeving.
Wat ga je doen?
Cushman & Wakefield heeft meerdere kantoren in Nederland, waarvan Amsterdam en Utrecht de grootste zijn. Je werkt vanuit ons kantoor in Amsterdam, waar een belangrijk deel van de administratieve en operationele processen samenkomt. Je richt je primair op Amsterdam, en ondersteunt daarnaast bij het stroomlijnen van processen voor de andere locaties.
Het Office Management-team bestaat uit de Head of Operations, Office Support en deze rol. Waar Office Support zich vooral richt op de dagelijkse uitvoering van facilitaire en operationele werkzaamheden, ben jij verantwoordelijk voor het bewaken, structureren en verbeteren van de processen en afspraken die daaronder liggen.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Administratie & Procesbeheer
- Verwerken en bewaken van inkomende facturen, inclusief het uitzoeken en oplossen van afwijkingen (samen met het Financial Service Center en interne stakeholders)
- Coördineren en bewaken van onboarding en offboarding (systemen en toegangsbeheer), inclusief kwaliteitscontrole en procesoptimalisatie in nauwe samenwerking met Office Support
- Analyseren van werkwijzen, signaleren van knelpunten en initiëren van verbeteringen om processen efficiënter en betrouwbaarder te maken
Operations & Vendor Management
- Beheren van contracten, abonnementen en leveranciersafspraken (afsluiten, evalueren, heronderhandelen, bewaken van looptijden en verplichtingen)
- Coördineren en aansturen van externe leveranciers (bijv. schoonmaak, catering) en fungeren als eerste aanspreekpunt
- Waarborgen van een goed functionerende, veilige en prettige werkomgeving en het bewaken van de dagelijkse kantoororganisatie (incl. receptie en facilitaire partners)
Team & Governance
- Aansturen en begeleiden van het Office Support team (2 medewerkers) en zorgen voor een effectieve taakverdeling en uitvoering
- Verantwoordelijk voor Health & Safety op de werkvloer, inclusief het borgen van voldoende BHV-bezetting en het aanleveren en coördineren van documentatie voor interne en externe audits (in afstemming met het EMEA-team)
- Fungeren als centraal aanspreekpunt voor kantoor- en operationele vraagstukken en bewaken van de kwaliteit en continuïteit van processen
Gewenst profiel
- Beschikbaar voor minimaal 40 uur per week
- Minimaal HBO werk- en denkniveau
- Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol waarin administratieve processen en operationele kantoororganisatie samenkomen
- Ervaring met factuurstromen, contractbeheer en werken met systemen; je pakt afwijkingen zelfstandig op en volgt ze door tot oplossing
- Goede basisvaardigheden in Excel en je kunt zelfstandig met data/overzichten werken
- Sterk in plannen, organiseren en het houden van overzicht; je werkt gestructureerd en maakt zaken af
- Proactief: je ziet knelpunten en zet verbeteringen in gang
- Goede communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels
- Ervaring met het aansturen van medewerkers is een pré
- Ervaring met Workday is een pré
Wat bieden wij jou?
- Een moderne werkplek op ons kantoor in Amsterdam, en vanaf november vanaf ons gloednieuwe kantoor in The Pulse, eveneens op de Zuidas.
- 31 verlofdagen op fulltime basis.
- Laptop en iPhone.
- Vakantiegeld en bonusregeling.
- Pensioenregeling met gunstige voorwaarden.
Waarom Cushman & Wakefield?
Cushman & Wakefield is een internationale speler in commercieel vastgoed. Op ons kantoor in Amsterdam werken dagelijks zo’n 100 collega’s: voornamelijk makelaars en taxateurs, maar ook ondersteunende afdelingen zoals HR, Marketing en Finance hebben hier hun vaste plek.
Je zit op de bovenste verdieping van de UNStudio aan de Zuidas: een lichte, open kantoor met uitzicht over de hele stad. De locatie is praktisch en levendig: de Zuidas heeft veel voorzieningen en Station Zuid zit op steenworp afstand. Het is een plek waar veel gebeurt, teams elkaar makkelijk weten te vinden en je onderdeel bent van de dagelijkse dynamiek van het kantoor.
INCO: “Cushman & Wakefield”