Job Title
General Affairs SpecialistJob Description Summary
General Affairs Specialist — Including Executive Support to Country HeadJob Description
1. 職務概要
総務スペシャリストとして、日本拠点の円滑なオフィス運営を主導し、従業員が快適かつ安全に働ける環境づくりを担います。また、業務の一環としてカントリーヘッドの秘書業務も担当し、役員業務の効率化やグローバルとの連携強化に貢献します。グローバルチームとのコミュニケーションが発生するため、ビジネスレベルの英語力が必須となります。
2. 主な職務内容
総務スペシャリスト業務
オフィス環境整備、レイアウト変更企画・調整
備品管理、購買管理、オフィス家具など資産管理
サプライヤー、ビル管理会社との折衝
オフィス移転、リノベーション、大規模ファシリティ変更等の際には、プロジェクトのコアメンバーとして、企画、ベンダー調整、スケジュール管理、現場対応などの業務を担当
契約書管理（更新スケジュール管理／稟議プロセス）
安全衛生（EHS）・防災・BCP 対応
社内規程・文書管理（整備、改定、電子化推進）
社内イベント（タウンホール、社内行事等）の企画・運営サポート
郵便物・宅配便の受け取り、発送手配および社内各部署への配布管理
受付業務の管理（来訪者対応フローの整備、ビル受付との連携、受付委託業者の管理 等）
社内コミュニケーションの作成および発信
管理部門やその他関連部門との連携による拠点運営支援
カントリーヘッド秘書業務
スケジュール管理および会議調整
出張手配、経費精算サポート
会議資料作成支援
来客対応、VIP アテンド
国内外関係者との連絡調整
3. 必須要件
企業での総務、管理部門、またはアシスタント業務経験（3年以上）
母国簿レベルの日本語・ビジネスレベルの英語力（読み書き・会議対応）
調整能力、マルチタスク対応力
高いコミュニケーション能力と対人対応力
PC スキル（Outlook、Excel、PowerPoint、Teams 等）
4. 歓迎要件
外資系企業での勤務経験
BCP／EHS などの総務関連知識
5. 求める人物像
自律的に業務改善を推進できる方
柔軟性と高いホスピタリティを持ち、役員から社員まで信頼を得られる方
ステークホルダーとの調整を迅速かつ丁寧に行える方
秘密保持意識が高く、コンプライアンスを徹底できる方
6. 勤務条件
部署：カントリーマネジメント/総務部
レポートライン：カントリーヘッド
勤務地：東京
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