Le secteur Transport d'AECOM recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) dont le rôle sera de fournir un soutien administratif pour assurer le bon déroulement des divers projets d’ingénierie dans la région de l'est du Canada. Ce poste est rattaché à l'un de nos bureaux de Montréal ou Québec et les tâches pourront être effectuées selon une formule hybride (télétravail et bureau).
Les activités principales sont les suivantes, sans s’y limiter:
- Fournir du soutien administratif au personnel du secteur Transport pour la réalisation des offres de services et des projets de services professionnels;
- Planifier et organiser les activités administratives au sein d’une équipe multidisciplinaire et en assurer le suivi;
- Coordonner et favoriser l’intégration aux équipes locales de ressources techniques et administratives basées dans les centres de services situés à l’étranger;
- Effectuer la correction, la mise en page et l'assemblage de divers documents (études environnementales, rapports techniques, soumissions, notes de projets, etc.);
- Produire et vérifier les rapports de suivi;
- Créer et mettre à jour des outils de suivi, des bases de données, etc.;
- Appuyer les directeurs(-trices) de projets avec les tâches administratives en gestion de projets (recherches documentaires, suivi du système qualité, ouvertures des arborescences de projets et opportunités, ébauches de fiches de référence de projets, etc.)
- Appuyer les professionnels dans le traitement des demandes et procédures internes (production d’ordre du jour et de comptes-rendus des réunions, mise à jour des curriculums vitae, relevés de dépenses, etc.);
- Participer à l’organisation logistique de différents événements (réunions d’équipe, comités, déplacements, activités de relations publiques, etc.)
- Maintenir la gestion documentaire : Classer et archiver les documents (numérique)
- Gestion des feuilles de temps : s’assurer que les feuilles de temps du personnel sont soumises dans les délais
- Toutes autres tâches connexes à l’administration, selon les compétences et intérêts, dans le domaine de la gestion des budgets (bilans, rapports mensuels d’avancement, etc.), et/ou dans la conception de documents de grande qualité : révision linguistique, mise en page, respect des normes graphiques.