Adjointe(e) administratif(ve) - soutien à la direction et opérations administratives

L’Opportunité:

La personne adjointe administrative offre un soutien complet en matière d’administration, d’exploitation et de gestion de bureau auprès de quatre membres de la direction, dans un environnement de travail hybride.

Ce rôle joue un rôle clé dans l’optimisation de l’efficacité du leadership, la coordination des réunions et des événements, ainsi que dans la création d’une expérience de travail positive, structurée et bien organisée pour l’ensemble du personnel.

La personne recherchée fait preuve d’un grand sens de l’organisation, d’initiative et d’aisance à concilier le soutien à la direction avec des responsabilités élargies liées à la gestion du bureau et à l’organisation d’événements.

Votre impact:

Soutien au leadership et aux directeurs

• Fournir un soutien administratif quotidien à quatre directeurs, notamment en coordonnant les calendriers, en organisant les réunions et en préparant les déplacements.
• Coordonner les agendas de l'équipe de direction et servir de point de contact central pour la planification des réunions de la direction et des cadres supérieurs
• Organiser et gérer les réunions de direction, les revues de la direction et les réunions générales, y compris les ordres du jour, les documents, les présentations et les communications
• Préparer, soumettre et suivre les notes de frais et les documents administratifs connexes
• Assurer la liaison avec les assistants de direction et les partenaires administratifs de l'ensemble de l'organisation

Gestion du bureau et expérience des employés

• Soutenir l'ensemble des opérations du bureau dans un environnement hybride afin de garantir un espace de travail accueillant, fonctionnel et bien entretenu
• Coordonner les fournisseurs et les services liés aux besoins du bureau, y compris la nourriture et les collations, le café, l'eau et les fournitures
• Contribuer à un environnement de bureau bien conçu et fonctionnel en soutenant l'achat de mobilier et la coordination des éléments visuels et de la décoration.
• Gérer les stocks de fournitures de bureau et superviser les achats selon les besoins
• Soutenir l'engagement et le bien-être des employés en coordonnant les activités et les initiatives au sein du bureau

Événements et coordination interne

• Soutenir la planification et la logistique des événements internes tels que les réunions de direction, les événements d'équipe, les séminaires, les initiatives philanthropiques et les événements d'entreprise
• Coordonner la logistique, y compris le choix du lieu, les réservations d'hôtel, la restauration, les locations, le matériel et les invitations aux réunions.
• Aider à la coordination des déplacements et à la prise de réservations pour les dirigeants et les équipes

Collaboration, communication et initiatives spéciales

• Servir de ressource compétente et accessible au sein du bureau pour les questions opérationnelles et administratives
• Participer à des comités ou initiatives internes liés à la culture d'entreprise, à la conformité ou à l'engagement des employés, le cas échéant
• Soutenir les projets spéciaux et les initiatives interfonctionnelles selon les besoins
• Fait preuve d’un état d’esprit de croissance en restant curieux et en apprenant continuellement, en relevant les défis et en cherchant constamment à s’améliorer.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.