＜採用ポジション＞
エグゼクティブアシスタント (Executive Assistant and Administrative Assistant)
＜職務内容＞
Western DigitalのHDD主要開発拠点である日本法人において、海外からの赴任者を含む複数の幹部の秘書・アシスタント業務を担当いただきます。具体的な業務は以下の通り。
スケジュール・会議管理
・複数の会社幹部の業務スケジュールの調整・管理
・社内各部署とのアポイントの調整および会議の設定
・海外関連部署との会議の調整
出張・渡航手配
・国内外出張における航空券・宿泊先・交通手段の手配
・海外出張時のアポイント調整
・出張経費精算および関連事務手続き
会食・イベントサポート
・社内外関係者との会食・懇親会の企画・調整
・社内イベントの運営サポート
その他事務・調整業務
・各種事務手続き・サポート業務
・関連部署の秘書との連携・調整
・部署内における情報共有
Schedule and Meeting Management
- Coordination and management of work schedules for multiple executives and senior employees
- Arranging appointments and setting up meetings with other internal departments
- Coordinating meetings with overseas departments
Business Trip and Travel Arrangements
- Arranging flights, accommodation, and transportation for domestic and international business trips
- Scheduling appointments for overseas business trips
- Processing business trip expense reimbursements and related administrative procedures
Dining and Event Support
- Organizing dinners and social gatherings with internal and external parties
- Providing operational support for internal events
Other Administrative and Coordination Tasks
- Handling various administrative procedures and support tasks
- Communicating and coordinating with secretaries in related internal departments
- Sharing information within the department