Secrétaire sénior

Relevant de la Directrice principale, le·la titulaire assure la coordination des activités administratives liées au service. Il·elle assure l’exécution de travaux de nature administrative et le soutien aux gestionnaires relevant de sa direction.

Ses principales responsabilités sont :

• Assurer la coordination et le suivi des activités administratives liées à la direction telles que la préparation et l'envoi de correspondances, rapports, présentations, comptes de dépenses, etc.;
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers et autres documents du service;
• Cumuler, vérifier, corriger au besoin et transmettre toutes les données pour la préparation des différents rapports de gestion;
• Organiser matériellement les réunions, faire les réservations de salles, convoquer les participant·es et préparer les dossiers nécessaires;
• Assister aux réunions et différents comités, prendre les notes des rencontres et transcrire les comptes rendus pour approbation puis en faire la distribution;
• Tenir à jour l’agenda de la directrice et des autres gestionnaires du service, si requis;
• Procéder à l’inventaire des fournitures de bureau pour l’ensemble du service et, à ce titre préparer les réquisitions appropriées et recevoir le matériel commandé;
• Gérer la petite caisse;
• Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer ou prendre les messages et les transmettre, au besoin;
• Recevoir et expédier le courrier interne et externe du service.
• Organiser les déplacements des gestionnaires du service, lorsque requis;
• Effectuer le suivi de la facturation (codification, tableau de bord, réception des chèques, photocopies, classement, etc.);
• Gérer la logistique nécessaire aux employé.es de la direction (mobilier, informatique, téléphonie, etc.);
• Agir à titre de personne contact pour les dossiers en relation avec la direction des ressources humaines;
• Participer à la formation d'un·e employé·e ayant à exécuter des responsabilités décrites ci-haut;
• Exécuter toute autre tâche de même nature ou d'ordre général reliée à l'emploi ou nécessitée par sa fonction.