Relevant de la Directrice principale, le·la titulaire assure la coordination des activitĂ©s administratives liĂ©es au service. Il·elle assure lâexĂ©cution de travaux de nature administrative et le soutien aux gestionnaires relevant de sa direction.
Ses principales responsabilités sont :
- Assurer la coordination et le suivi des activités administratives liées à la direction telles que la préparation et l'envoi de correspondances, rapports, présentations, comptes de dépenses, etc.;
- Assurer le classement et lâarchivage des dossiers et autres documents du service;
- Cumuler, vérifier, corriger au besoin et transmettre toutes les données pour la préparation des différents rapports de gestion;
- Organiser matériellement les réunions, faire les réservations de salles, convoquer les participant·es et préparer les dossiers nécessaires;
- Assister aux réunions et différents comités, prendre les notes des rencontres et transcrire les comptes rendus pour approbation puis en faire la distribution;
- Tenir Ă jour lâagenda de la directrice et des autres gestionnaires du service, si requis;
- ProcĂ©der Ă lâinventaire des fournitures de bureau pour lâensemble du service et, Ă ce titre prĂ©parer les rĂ©quisitions appropriĂ©es et recevoir le matĂ©riel commandĂ©;
- Gérer la petite caisse;
- Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer ou prendre les messages et les transmettre, au besoin;
- Recevoir et expédier le courrier interne et externe du service.
- Organiser les déplacements des gestionnaires du service, lorsque requis;
- Effectuer le suivi de la facturation (codification, tableau de bord, réception des chÚques, photocopies, classement, etc.);
- Gérer la logistique nécessaire aux employé.es de la direction (mobilier, informatique, téléphonie, etc.);
- Agir Ă titre de personne contact pour les dossiers en relation avec la direction des ressources humaines;
- Participer à la formation d'un·e employé·e ayant à exécuter des responsabilités décrites ci-haut;
- ExĂ©cuter toute autre tĂąche de mĂȘme nature ou d'ordre gĂ©nĂ©ral reliĂ©e Ă l'emploi ou nĂ©cessitĂ©e par sa fonction.