Für die BEW Berliner Energie und Wärme GmbH suchen wir Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistent:in der Abteilungsleitung für Systemplanung, Akquisition und Projekte am Standort Berlin in unbefristeter Anstellung.
Als Assistenz der Abteilungsleitung unterstützt du unseren Abteilungsleiter im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass organisatorische Abläufe reibungslos funktionieren. Du bist erste Ansprechperson für interne und externe Partner:innen, hältst den Überblick über Termine, koordinierst Prozesse und entwickelst administrative Strukturen kontinuierlich weiter. In dieser Rolle bist du ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt der Abteilung und trägst maßgeblich dazu bei, dass wir fokussiert und effizient arbeiten können.
Deine Aufgaben
- Du übernimmst die Terminplanung und -koordination für den Abteilungsleiter, pflegst den Kalender und stellst sicher, dass interne und externe Termine optimal abgestimmt sind.
- Du stehst der gesamten Abteilung als feste Ansprechperson für organisatorische und administrative Themen zur Verfügung und sorgst für reibungslose Abläufe.
- Du verantwortest die Bestellprozesse der Abteilung, z. B. Willkommensboxen, Büromaterial, persönliche Schutzausrüstung, Werbemittel und gelegentliche Sonderbestellungen.
- Du begleitest das Onboarding neuer Kolleg:innen, organisierst alle notwendigen Schritte im Hintergrund und bist in den ersten Wochen zentrale Ansprechperson.
- Du behältst das Postfach der Abteilungsleitung im Blick, sortierst E‑Mails, priorisierst Themen und stellst sicher, dass Fristen eingehalten werden.
- Du verbindest dich aktiv mit dem Assistenznetzwerk, hältst dich über neue Regelungen und Prozesse auf dem Laufenden und gibst wichtige Informationen an das Team weiter.
- Du verwaltest interne und externe Postfächer sowie die physische Post und stellst einen zuverlässigen postalischen Schriftverkehr sicher.
- Du unterstützt bei Abrechnungen, Abrechnungsprüfungen, Dienstreisen und Prozessen im HR‑Serviceportal und weiteren administrativen Aufgaben.
- Du entwickelst bestehende Prozesse stetig weiter und übernimmst kleine eigenständige Projekte innerhalb der Abteilung.