Managementassistenz (Bereich Projekte)

Für die BEW Berliner Energie und Wärme GmbH suchen wir Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Managementassistenz (Bereich Projekte) am Standort Berlin in befristeter Anstellung bis 31.12.2027.  

Deine Aufgaben

• Du übernimmst eigenverantwortlich vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben und stellst ein professionelles sowie vertrauliches Informations- und Kommunikationsmanagement für den Bereichsleiter sicher.  
• Du agierst als zentrale Schnittstelle zwischen Führungskräften, Teams und externen Partnern und planst, koordinierst, priorisierst Termine proaktiv, behältst Deadlines, Aufgaben, Dokumente und notwendige Vorbereitungen stets zuverlässig im Blick.
• Du bereitest bereichsübergreifende Meetings und Workshops strukturiert vor, begleitest deren Durchführung und stellst eine reibungslose Nachverfolgung der Ergebnisse sicher.
• Du organisierst eigenständig interne und externe Besprechungen – telefonisch, per Teams oder vor Ort – und kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch.
• Du verantwortest ein effizientes Dokumenten- und Datenmanagement und etablierst eine strukturierte, transparente und leicht zugängliche Ablage.
• Du sichtest, priorisierst und beantwortest E-Mails eigenständig und übernimmst die professionelle interne und externe Korrespondenz.
• Du steuerst Management‑Termine inklusive Agenda, Protokollen, Aufgabenverfolgung sowie der vollständigen organisatorischen Vorbereitung (Teilnehmende, Räume, Technik, Unterlagen).
• Du führst eigenständig Recherchen, Informationsbeschaffung und Analysen durch, bereitest Inhalte adressatengerecht auf und unterstützt Entscheidungen des Managements.
• Du verantwortest kaufmännische Themen wie die vorausschauende Reiseplanung, die Reisekostenabrechnung, Auslagenerstattung und die korrekte Berücksichtigung steuerlich relevanter Aspekte.
• Du unterstützt die kontinuierliche Optimierung administrativer Prozesse und bringst eigene Ideen zur Verbesserung ein.