FĂŒr die BEW Berliner Energie und WĂ€rme GmbH suchen wir Dich zum nĂ€chstmöglichen Zeitpunkt als Department Support (Bereich Projekte) am Standort Berlin in befristeter Anstellung bis 31.12.2027.
Deine Aufgaben
- Du ĂŒbernimmst eigenverantwortlich vielfĂ€ltige organisatorische, administrative und inhaltliche Aufgaben und stellst ein professionelles Informationsâ und Kommunikationsmanagement fĂŒr den gesamten Bereich Projekte sicher.
- Du verwaltest Vollmachten, Rollen und Berechtigungen, dokumentierst sie korrekt und stellst die Einhaltung interner Richtlinien sicher.
- Du pflegst und aktualisierst zentrale Bereichsdokumente wie Organigramme, PrĂ€sentationen, Gremienunterlagen, Ăbersichten. Dabei nimmst du die Schnittstellenfunktion zum integrierten Managementsystem (IMS) wahr und pflegst die Liste der Beauftragten und Sonderfunktionen.
- Du gestaltest das Onboarding neuer Kolleg:innen aktiv mit und stellst sicher dass Rollen, Prozesse und Verantwortlichkeiten klar vermittelt und reibungslos etabliert werden.
- Du agierst als Expert:in im Fremdpersonalmanagement, entwickelst Vorgaben und UnterstĂŒtzungsangebote fĂŒr die Zusammenarbeit mit externen FachkrĂ€ften und ermöglichst die Einhaltung der relevanten Compliance Anforderungen.
- Du koordinierst Schulungs- und Trainingsbedarfe des Bereichs und fĂŒhrst eigenstĂ€ndig Trainings zu deinen Fokusthemen durch.
- Du pflegst und entwickelst die SharePoints des Bereichs weiter, richtest Zugriffsrechte ein und erstellst Infoseiten, Prozessdarstellungen und standardisierte Dokumentvorlagen. Dabei stellst du sicher, dass alle Informationen klar strukturiert, leicht zugÀnglich und jederzeit aktuell sind.
- Du unterstĂŒtzt bereichsĂŒbergreifend bei kaufmĂ€nnischen Fragestellungen und rechnest Dienstreisen, Auslagen, Bewirtungen und Veranstaltungen steuerlich korrekt ĂŒber die vorgesehenen Systeme ab (z.âŻB. SAP, Mobile Expense)
- Du ĂŒbernimmst die Rolle als Zeitbeauftragte fĂŒr den Bereich Projekte, stellst die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben sicher und unterstĂŒtzt Mitarbeitende sowie HR bei Fragen zur Zeiterfassung.
- Du trĂ€gst aktiv zur Weiterentwicklung der Arbeits- und Unternehmenskultur bei, bringst eigene Ideen ein und unterstĂŒtzt deren Umsetzung im Bereich Projekte.