En collaboration Ă©troite avec le manager, le Meeting Concierge veille au meilleur dĂ©roulement possible de la prestation, en respectant la demande du client et en dĂ©veloppant du CA de lâhĂŽtel.
· OPTIMISATION DES ESPACES En collaboration avec le Manager, prendre les bonnes décisions pour optimiser le revenu de l'hÎtel- Gérer les refus.
· RECEPTION DE LA DEMANDE (tĂ©lĂ©phone et email), et QUALIFICATION RĂ©pondre Ă la demande du client, connaissance du produit et des capacitĂ©s des salons, conseiller le client par rapport Ă ses besoins, en accord avec la stratĂ©gie commerciale (pĂ©riodes calmes et plus intenses), bonne connaissance technique (faisabilitĂ©s et limites). ConnaĂźtre son client et son secteur dâactivitĂ©, ce qui va guider sa dĂ©cision
· CREATION DâUN CONTRACT COMMERCIAL RĂ©dige les offres sur mesure (cousu main). Assure le suivi des offres contractuelles et des options en cours
· CONVERSION DE LA DEMANDE EN DOSSIER CONFIRME (conversion) AprĂšs la signature du contrat, prĂ©paration pro forma et gestion des arrhes. Reste en lien avec le client jusquâĂ son arrivĂ©e. PrĂ©pare les dĂ©tails du sĂ©minaire (chambres et Ă©vĂšnements), en contactant le client plus proche de la date dâarrivĂ©e.
· SUR LE TERRAIN LâISM est le point de contact exclusif pendant la prestation. Accueil du client, vĂ©rification des salons et du dĂ©roulĂ© Suivi des demandes additionnelles pendant lâĂ©vĂ©nement Etre capable de recevoir du feedback sur place, et rĂ©agir en fonction
· COMMUNICATION INTERNE Finalise la feuille de fonction pour envoi Ă tous les dĂ©partements de lâhĂŽtel PrĂ©pare et participe Ă la rĂ©union des fonctions (briefing des groupes chambres et Ă©vĂ©nements) ; gestion des groupes dans les mois qui suivent Bonne analyse des chiffres et de la stratĂ©gie Ă adopter ContrĂŽle lÂŽexĂ©cution de lâĂ©vĂ©nement sur place, conforme au contrat avec les Ă©quipes opĂ©rationnelles (service Banquet, Restaurant, RĂ©ception, HousekeepingâŠ) AprĂšs lâĂ©vĂ©nement, contrĂŽle de la facturation afin que les montants correspondent Ă ce qui a Ă©tĂ© contractĂ©
· SALES Organisation des sites inspections pour les clients potentiels ou pour les Ă©vĂ©nements Ă venir Participe Ă la stratĂ©gie commerciale MICE DĂ©veloppement de la relation clients/ fidĂ©lisation = relances spontanĂ©es Informe le client des diffĂ©rents services de lâhĂŽtel (restaurant, rooftop, hammam, etc) Tenter lâupselling pour chaque dossier: ajout dâun cocktail, dâune pause-cafĂ©, dâun dĂźner, Ă©quipement technique⊠DĂ©veloppe son sens commercial persuasif. Cette liste est non exhaustive