Coordinateur administratif

Au sein du service en charge des moyens informatiques de la DDPS (Direction du Développement des Projets Structurés), votre mission consiste à gérer la réponse aux demandes, les commandes, les prêts/locations et facturation fournisseur.

Le périmètre d’activité du service ADM ODC est la France, l’Angleterre. A noter que l’Allemagne pourrait être concerné dans les mois qui viennent.

Rattaché(e) aux Managers du pôle Administratif du Pôle Support au Business ALTEN SO et ALTEN SA, votre mission consiste à :

Coordination :  

- Veiller à l’organisation, la continuité de l’activité et l’accomplissement des missions des gestionnaires administratifs, 

- Encadrer, former et accompagner les nouveaux arrivants, 

- Participer à la rédaction et l’évolution des procédures qui concernent l’activité administratif,  

- Animer les réunions, les briefs, les ateliers, … et s’assurer de la réalisation des contrôles activité, 

- Suivre les tableaux de bord et les indicateurs ADM

- Faire du reporting et alerter sa hiérarchie en cas de difficultés, 

Gestion administrative : 

- Répondre aux sollicitations internes de demande de mise à disposition de moyens informatiques, 

- Vérifier et/ou définir les besoins exprimés par les clients internes, 

- Assurer les relations avec les clients internes, notamment au travers d’une permanence téléphonique, 

- S’assurer que les biens au catalogue mis à disposition sont facturés et de la cohérence des informations saisies,

- Effectuer des demandes de devis auprès des fournisseurs/ éditeurs selon les demandes reçues dans notre pôle,

- Contribuer aux ateliers internes pour les évolution et améliorations su service,

- Savoir gérer des tâches très polyvalentes avec des statuts différents et appliquant les process,

- Traiter, surveiller l’avancement des demandes au catalogue et le respect du délai 

- Détecter les dossiers sensibles, identifie les bons interlocuteurs et s’assure de leur suivi et de la réalisation​

-S’assurer de la réalisation de l’enquête de satisfaction à chaud

Ces missions sont susceptibles d’évoluer selon l’expérience acquise et le développement du service,