Nous recherchons un Office Manager / Assistante) de Direction - F/H en CDI pour accompagner au quotidien les Directeurs et les Ă©quipes. VĂ©ritable facilitateur(trice), vous jouez un rĂŽle clĂ© dans lâorganisation interne, la coordination des services et le soutien opĂ©rationnel des dirigeants.
Rattachée à la Direction Générale et à la Direction du Développement et des Affaires Publiques Groupe vos missions principales seront les suivantes:
Missions principales
Support à la Direction Générale
- Gestion partagĂ©e des rĂ©servations du restaurant la Direction GĂ©nĂ©rale, coordination avec les Ă©quipes internes et interface avec le Chef cuisinier et les maĂźtres dâhĂŽtel.
- Préparation des supports pour les salons, événements et rendez-vous (biographies, dossiers, documents).
- Aide Ă la prĂ©paration des listes de contacts (invitations, vĆux, communications).
- Relais avec les services transverses du Groupe.
- Remplacement ponctuel ou total en cas dâabsence de la collaboratrice dĂ©diĂ©e.
Office Management & Administration
- Gestion des agendas, prise de rendez-vous et organisation des rĂ©unions dâĂ©quipe.
- Gestion du courrier, des emails, des communications internes.
- Réalisation de travaux administratifs variés : courriers, notes de frais, tableaux de suivi (suivi des factures, des contrats prestataires).
- Intégration des nouveaux collaborateurs : arrivées, départs, coordination avec les RH et les prestataires externes.
- Transmission des éléments RH (recrutements, suivi collaborateurs).
Assistante du Directeur du Développement et des Affaires Publiques
- Gestion de lâagenda et organisation de rendez-vous avec des interlocuteurs de haut niveau.
- Organisation des voyages et déplacements hebdomadaires.
- Accueil des invités et préparation des dossiers.
- Gestion des notes de frais, factures et contrats prestataires.
- Participation aux Ă lâorganisation des sessions de formations « Sensibilisation Ă la stratĂ©gie territoriale ».
Mécénat Groupe
- Collecte et contrÎle des dossiers de mécénat.
- Assistance aux entités du Groupe et Directions régionales.
- Consolidation du tableau de suivi.
Déclarations HATVP
- Identification des rendez-vous/contacts élus à déclarer.
- Saisie des données pour la Direction du Développement, la Direction Générale et la Présidence.
Support ponctuel à un Chargé de mission
- Organisation des voyages.
- Gestion des notes de frais.
- Organisation ponctuelle de réunions.
Assistante du Président du Conseil de Surveillance
- Préparation de supports, saisie de notes, impression de dossiers, envoi de courriels.
- Assistance informatique de premier niveau et veille au fonctionnement de lâenvironnement de travail.
- Gestion des notes de frais, de lâagenda et des factures.
- Organisation de rendez-vous avec des interlocuteurs de haut niveau.