Assistante de Direction (Direction Générale) - F/H

Nous recherchons un Office Manager / Assistante) de Direction - F/H en CDI pour accompagner au quotidien les Directeurs et les équipes.  Véritable facilitateur(trice), vous jouez un rôle clé dans l’organisation interne, la coordination des services et le soutien opérationnel des dirigeants.

Rattachée à la Direction Générale et à la Direction du Développement et des Affaires Publiques Groupe vos missions principales seront les suivantes: 

Missions principales

Support à la Direction Générale

• Gestion partagée des réservations du restaurant la Direction Générale, coordination avec les équipes internes et interface avec le Chef cuisinier et les maîtres d’hôtel.
• Préparation des supports pour les salons, événements et rendez-vous (biographies, dossiers, documents).
• Aide à la préparation des listes de contacts (invitations, vœux, communications).
• Relais avec les services transverses du Groupe.
• Remplacement ponctuel ou total en cas d’absence de la collaboratrice dédiée.

Office Management & Administration

• Gestion des agendas, prise de rendez-vous et organisation des réunions d’équipe.
• Gestion du courrier, des emails, des communications internes.
• Réalisation de travaux administratifs variés : courriers, notes de frais, tableaux de suivi (suivi des factures, des contrats prestataires). 
• Intégration des nouveaux collaborateurs : arrivées, départs, coordination avec les RH et les prestataires externes.
• Transmission des éléments RH (recrutements, suivi collaborateurs).

Assistante du Directeur du Développement et des Affaires Publiques

• Gestion de l’agenda et organisation de rendez-vous avec des interlocuteurs de haut niveau.
• Organisation des voyages et déplacements hebdomadaires.
• Accueil des invités et préparation des dossiers.
• Gestion des notes de frais, factures et contrats prestataires.
• Participation aux à l’organisation des sessions de formations « Sensibilisation à la stratégie territoriale ».

Mécénat Groupe

• Collecte et contrôle des dossiers de mécénat.
• Assistance aux entités du Groupe et Directions régionales.
• Consolidation du tableau de suivi.

Déclarations HATVP

• Identification des rendez-vous/contacts élus à déclarer.
• Saisie des données pour la Direction du Développement, la Direction Générale et la Présidence.

Support ponctuel à un Chargé de mission

• Organisation des voyages.
• Gestion des notes de frais.
• Organisation ponctuelle de réunions.

Assistante du Président du Conseil de Surveillance

• Préparation de supports, saisie de notes, impression de dossiers, envoi de courriels.
• Assistance informatique de premier niveau et veille au fonctionnement de l’environnement de travail.
• Gestion des notes de frais, de l’agenda et des factures.
• Organisation de rendez-vous avec des interlocuteurs de haut niveau.