Assistance de direction de la Directrice de Cabinet

Nous recherchons une assistance de direction motivé·e et expérimenté·e, attaché·e à des méthodes de travail performantes et animé·e par un souci du détail exceptionnel. Cette personne sera garante, grâce à ses performances élevées, du respect en continu du niveau d’exactitude et de cohérence de son travail, et d’une grande discrétion, pour assurer le bon fonctionnement du Bureau de la Directrice de Cabinet. En outre, elle travaillera en étroite collaboration avec les assistant·es personnel·les du Secrétaire général et d’autres membres du Cabinet du Secrétaire général.

Responsabilités principales

• Assister le Bureau de la Directrice du Cabinet du Secrétaire général de l’OCDE dans les tâches quotidiennes et dans l’organisation des rendez-vous, réunions internes, missions et autres activités.
• Gérer le flux d’informations parvenant au Cabinet, transmettre les informations importantes sur une vaste gamme de sujets relatifs à des évolutions externes et internes, en lien à la fois avec les résultats de fond et les questions d’organisation. Signaler les sujets prioritaires et sensibles.
• Organiser et concourir à la préparation des déplacements professionnels, notamment réserver les voyages et les chambres d’hôtel, effectuer les demandes de visas, traiter les notes de frais et procéder aux activités de suivi en collaboration étroite avec l’équipe chargée des missions et le conseiller ou la conseillère responsable.
• Gérer les relations à haut niveau avec les bureaux des Directeurs et Directrices de l’OCDE et des Ambassadeurs et Ambassadrices auprès de l’Organisation, ainsi qu’avec les responsables politiques de haut rang et d’autres acteurs clés éminents. Nouer des liens solides avec des acteurs et des réseaux à l’intérieur et à l’extérieur de l’Organisation afin de faciliter ces relations.
• Accomplir tout l’éventail des tâches d’assistance administrative, notamment organiser les répertoires, effectuer les réservations, gérer des rendez-vous, traiter le courrier, rédiger et envoyer la correspondance et autres lettres courantes et imprimer des documents, filtrer les appels téléphoniques et y répondre, et suivre les demandes et les projets afin de s’assurer que les délais sont respectés.
• Travailler en étroite collaboration avec l’assistant·e personnel·le du Directeur adjoint ou de la Directrice adjointe de Cabinet et avec les assistant·es personnel·les du Secrétaire général et de l’équipe du Cabinet du Secrétaire général afin de fournir l’assistance requise et s’acquitter d’autres tâches administratives en tant que de besoin.