Main Responsibilities
Assistance au Directeur et la gestion de son bureau
- Assurer un soutien administratif et organisationnel de haut niveau au Directeur et Ă son bureau, en veillant au bon fonctionnement quotidien de lâensemble des activitĂ©s.
- GĂ©rer et optimiser lâagenda du Directeur : rendezâvous, rĂ©unions internes et externes, engagements professionnels, Ă©vĂ©nements sociaux et dĂ©placements internationaux.
- Rédiger, relire, mettre en forme et finaliser la correspondance courante, les lettres officielles, notes et documents ; traiter les documents officiels via eCouncil/ONE et gérer les demandes de traduction si nécessaire.
- Maintenir un systÚme de classement électronique et physique structuré et accessible, et veiller au traitement approprié des documents confidentiels.
- Accueillir et assister les visiteurs, y compris les hauts responsables, en garantissant la discrétion et le respect des rÚgles de protocole.
- Entretenir et dĂ©velopper des relations de travail efficaces avec les homologues au sein de lâOrganisation (ex. bureaux du SG/DSG), les dĂ©lĂ©gations nationales, les administrations, le secteur privĂ© et les organisations internationales.
Communication et gestion des flux dâinformation
- GĂ©rer, filtrer et hiĂ©rarchiser les courriels adressĂ©s au Directeur : prĂ©parer des rĂ©ponses, rĂ©orienter les tĂąches, traiter les demandes ne nĂ©cessitant pas lâintervention directe du Directeur et signaler les questions urgentes.
- Prioriser, suivre et assurer le traitement des demandes, projets et correspondances entrantes, en garantissant le respect des délais, y compris ceux provenant du Bureau du Secrétaire général.
- Coordonner le flux de travail quotidien du Bureau du Directeur et assurer une circulation efficace de lâinformation entre les divisions internes, les dĂ©lĂ©gations et les partenaires externes.
- En lâabsence du Directeur ou des Directeurs adjoints, identifier les questions nĂ©cessitant une attention immĂ©diate et en assurer le suivi en lien avec les Conseillers concernĂ©s.
- Veiller Ă la diffusion claire, prĂ©cise et ponctuelle de lâinformation aux agents et parties prenantes concernĂ©es.
- Assurer une communication professionnelle et courtoise au nom du Bureau du Directeur avec les interlocuteurs internes et externes.
Organisation des missions et des événements
- Organiser et gérer les aspects logistiques et administratifs des réunions pilotées par le Bureau du Directeur : réservation de salles, services de restauration, besoins techniques, mise en forme des documents, préparation des invitations, coordination avec les services de soutien internes.
- Identifier et compiler les informations nécessaires pour le Directeur en amont des réunions importantes, en fonction des programmes et des documents disponibles.
- Organiser les missions du Directeur et des membres de son bureau : rĂ©servations de vols et dâhĂŽtels, inscriptions, visas, ordres de mission dans Concur, notes de frais et suivi des remboursements.
- Préparer et assembler les dossiers de réunion, documents de référence et autres éléments nécessaires aux réunions et déplacements.
- Assurer la coordination avec les autoritĂ©s gouvernementales, les collectivitĂ©s locales et les coâorganisateurs afin de garantir le respect du protocole, les dispositions de sĂ©curitĂ© et les arrangements logistiques lors de rĂ©unions ou missions Ă lâĂ©tranger.
Autres responsabilités
- Travailler de maniĂšre collaborative et constructive avec l'ensemble des assistant(e)s dâENV ainsi quâavec les autres directions de lâOrganisation.
- Contribuer aux initiatives transversales de la Direction visant Ă renforcer lâesprit dâĂ©quipe et le bienâĂȘtre au travail.
- Exécuter toute autre tùche connexe selon les besoins.