Assistant de direction - Direction de l'Environnement

Main Responsibilities

Assistance au Directeur et la gestion de son bureau

• Assurer un soutien administratif et organisationnel de haut niveau au Directeur et à son bureau, en veillant au bon fonctionnement quotidien de l’ensemble des activités.
• Gérer et optimiser l’agenda du Directeur : rendez‑vous, réunions internes et externes, engagements professionnels, événements sociaux et déplacements internationaux.
• Rédiger, relire, mettre en forme et finaliser la correspondance courante, les lettres officielles, notes et documents ; traiter les documents officiels via eCouncil/ONE et gérer les demandes de traduction si nécessaire.
• Maintenir un système de classement électronique et physique structuré et accessible, et veiller au traitement approprié des documents confidentiels.
• Accueillir et assister les visiteurs, y compris les hauts responsables, en garantissant la discrétion et le respect des règles de protocole.
• Entretenir et développer des relations de travail efficaces avec les homologues au sein de l’Organisation (ex. bureaux du SG/DSG), les délégations nationales, les administrations, le secteur privé et les organisations internationales.

Communication et gestion des flux d’information

• Gérer, filtrer et hiérarchiser les courriels adressés au Directeur : préparer des réponses, réorienter les tâches, traiter les demandes ne nécessitant pas l’intervention directe du Directeur et signaler les questions urgentes.
• Prioriser, suivre et assurer le traitement des demandes, projets et correspondances entrantes, en garantissant le respect des délais, y compris ceux provenant du Bureau du Secrétaire général.
• Coordonner le flux de travail quotidien du Bureau du Directeur et assurer une circulation efficace de l’information entre les divisions internes, les délégations et les partenaires externes.
• En l’absence du Directeur ou des Directeurs adjoints, identifier les questions nécessitant une attention immédiate et en assurer le suivi en lien avec les Conseillers concernés.
• Veiller à la diffusion claire, précise et ponctuelle de l’information aux agents et parties prenantes concernées.
• Assurer une communication professionnelle et courtoise au nom du Bureau du Directeur avec les interlocuteurs internes et externes.

Organisation des missions et des événements

• Organiser et gérer les aspects logistiques et administratifs des réunions pilotées par le Bureau du Directeur : réservation de salles, services de restauration, besoins techniques, mise en forme des documents, préparation des invitations, coordination avec les services de soutien internes.
• Identifier et compiler les informations nécessaires pour le Directeur en amont des réunions importantes, en fonction des programmes et des documents disponibles.
• Organiser les missions du Directeur et des membres de son bureau : réservations de vols et d’hôtels, inscriptions, visas, ordres de mission dans Concur, notes de frais et suivi des remboursements.
• Préparer et assembler les dossiers de réunion, documents de référence et autres éléments nécessaires aux réunions et déplacements.
• Assurer la coordination avec les autorités gouvernementales, les collectivités locales et les co‑organisateurs afin de garantir le respect du protocole, les dispositions de sécurité et les arrangements logistiques lors de réunions ou missions à l’étranger.

Autres responsabilités

• Travailler de manière collaborative et constructive avec l'ensemble des assistant(e)s d’ENV ainsi qu’avec les autres directions de l’Organisation.
• Contribuer aux initiatives transversales de la Direction visant à renforcer l’esprit d’équipe et le bien‑être au travail.
• Exécuter toute autre tâche connexe selon les besoins.