Cordonnateur(trice) de projets - Project Coordinator

Nous sommes à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) de projets organisé(e), autonome et proactif(ve) afin de soutenir notre équipe de restauration des structures. Le candidat idéal possède une formation en genie civil, technologie du génie civil , ou en technologie de l’architecture, ainsi qu’un intérêt marqué pour les projets de restauration et de réhabilitation structurale.

Ce rôle joue un rôle clé dans le soutien aux chargés de projets et aux ingénieurs, notamment en matière de coordination et de suivi financier et de gestion documentaire.

Responsabilités principales

• Appuyer les gestionnaires de projet dans la coordination et la réalisation d’évaluations de l’état des bâtiments (BCA), de projets de restauration d’enveloppe du bâtiment ainsi que de mandats de surveillance de chantier pour des bâtiments neufs et existants
• Participer aux visites de chantier et aux inspections sur site, et préparer des sommaires d’évaluation de l’état des bâtiments reflétant les constats effectués
• Appuyer la certification des paiements aux entrepreneurs, le traitement des factures, la facturation des honoraires professionnels et la révision mensuelle de la facturation en coordination avec le service de comptabilité
• Assurer le suivi des indicateurs de performance (KPI), des budgets, des échéanciers et des livrables afin de garantir le respect de la portée et des délais
• Participer à la préparation des propositions, aux réponses aux appels d’offres (RFP) et demandes d’information (RFI), au suivi des opportunités et au soutien général au développement des affaires
• Coordonner la mise en place des projets, les demandes de documentation, le soutien aux approvisionnements, l’administration des contrats et les communications internes
• Préparer, mettre en forme et effectuer la vérification de la qualité des rapports, gabarits et documents de projet avant leur diffusion
• Maintenir des dossiers de projet, bases de données et outils de suivi internes organisés, en conformité avec les procédures de l’entreprise
• Planifier les visites de chantier, les déplacements et la coordination avec les consultants au besoin
• Effectuer des suivis proactifs auprès des intervenants internes et externes afin de soutenir l’avancement des projets et le respect des échéanciers
• Accomplir toute autre tâche connexe requise

We are seeking an organized, proactive Project Coordinator to support our Building Structures Restoration team. The ideal candidate has a background in Civil Engineering, Civil Engineering Technology or Architectural Technology and a strong interest in projects related to structural restoration and rehabilitation.

This role plays a key part in supporting project managers and engineers through project coordination, financial tracking, and documentation management.

Key Responsibilities

• Support Project Managers in the coordination and delivery of Building Condition Assessments (BCA), building envelope restoration projects, and field review assignments for new and existing buildings
• Assist with field reviews and site investigations, and prepare condition assessment summaries reflecting findings
• Support contractor payment certification, invoice processing, professional fee billing, and monthly billing reviews in coordination with accounting
• Track project KPIs, budgets, schedules, and deliverables to ensure alignment with scope and deadlines
• Assist with proposal preparation, RFP/RFI responses, opportunity tracking, and general business development support
• Coordinate project setup, documentation requests, procurement support, contract administration, and internal communications
• Prepare, format, and quality-check reports, templates, and project documents prior to distribution
• Maintain organized project files, databases, and internal tracking tools to ensure compliance with company procedures
• Schedule site visits, travel, and consultant coordination as required
• Provide proactive follow-ups with internal and external stakeholders to support project progress and timely deliverables
• Other duties as assigned