Ben jij iemand die structuur brengt, graag dingen uitzoekt en voldoening haalt uit nauwkeurig administratief werk? Zoek je een rol waar je zowel ondersteunt op hoog niveau als inhoudelijk kan groeien binnen een legal team? Dan kan deze functie perfect bij jou passen.
Door het pensioen van een gewaardeerde collega op 1 juni, zijn we op zoek naar een betrokken, discrete en leergierige Legal Assistant / Management Assistant die zowel onze CFO als het Legal Team ondersteunt.
Jouw rol in een notendop
Je verdeelt je tijd tussen twee sleutelrollen:
- 1 dag per week ondersteuning van onze CFO / Directeur SSC
- 4 dagen per week ondersteuning van onze Legal Manager & het Legal Team
De taakverdeling bestaat uit ongeveer 70% administratief werk (op niveau, mét begrip van de inhoud) en 30% inhoudelijke taken waar je – afhankelijk van je ervaring – verder in kan groeien.
Wat ga je doen?
Voor de CFO / Directeur SSC:
- Algemene administratieve ondersteuning
- Beheer en opvolging van de agenda
- Voorbereiding van vergaderingen en PowerPoints
- Notuleren van meetings
- Beheer via DocuSign
- Allerlei ondersteunende taken waar discretie en precisie cruciaal zijn
Voor het Legal Team:
- Algemene administratieve ondersteuning van de Legal Manager
- Beheer van de agenda en mailbox van de Legal Manager
- Beheer van de Legal SharePoint: klasseren, organiseren, databeheer
- Beheer van de E‑box en briefwisseling
- Contact met externe partijen zoals griffies, ondernemingsloketten en notarissen
- Ondersteuning bij corporate housekeeping
- Controleren van facturatie van zelfstandigen
- Samenstellen van dossiers, contracten, brieven en bijlagen
- Vormgeving en opmaak van juridische documenten
- Verzenden van contracten en brieven via DocuSign
- Ontvangst en verwerking van exploten
- Meehelpen bij de organisatie van opleidingen en events (i.s.m. Facilities & Communicatie)
- Inhoudelijke ondersteuning (30%): brieven opstellen, templates bijwerken, eenvoudige opzoekingen, stukken nalezen (bv. dagvaardingen), dossiers voorbereiden…